Sisäisen ja ulkoisen ilmoituskanavan oikeudellinen rakenne Suomessa

Suomen kansallinen ilmoittajansuojelulaki eli viralliselta nimeltään laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) rakentaa kaksitasoisen, tarkasti säännellyn ilmoitusjärjestelmän, jossa erotetaan toisistaan työnantajan organisoima sisäinen ilmoituskanava sekä valtiollinen, oikeuskanslerinviraston keskitetysti koordinoima ulkoinen ilmoituskanava. Lainsäätäjän peruslähtökohtana on luoda suojattu reitti väärinkäytösten ja lainrikkomusten paljastamiseen siten, että organisaatioille itselleen tarjotaan ensisijainen mahdollisuus puuttua epäkohtiin omassa toiminnassaan.

Kaksitasoinen järjestelmä suojaa sekä työnantajaa että ilmoittajaa kaikissa olosuhteissa. Tasapaino turvaa järjestelmän legitimiteetin. Kanavien välinen suhde perustuu selkeään lakisääteiseen hierarkiaan. Ilmoittaja ei voi täysin vapaasti valita väylää ilman laissa säädettyjä perusteita.

Direktiivin (EU) 2019/1937 ja kansallisen lain välinen suhde heijastuu erityisesti siinä, miten sisäisen ja ulkoisen ilmoittamisen kriteerit on tasapainotettu: toisaalta työnantajaa kannustetaan rakentamaan aidosti luotettava ja toimiva sisäinen ilmoitusreitti, mutta toisaalta ilmoittajalle taataan ehdoton oikeusturva ja vapaus kääntyä viranomaisten puoleen aina, kun sisäinen kanava osoittautuu tehottomaksi, puutteelliseksi tai ilmoittajan turvallisuutta vaarantavaksi.

Tässä laajassa asiantuntijaoppaassa analysoimme yksityiskohtaisesti sisäisen ja ulkoisen kanavan väliset erot, oikeuskanslerinviraston keskitetyn järjestelmän toimintatavan, toimivaltaisten valvontaviranomaisten roolin, kriteerit suoraan ulkoiseen ilmoitukseen siirtymiselle sekä ankarat ehdot julkiselle ilmaisemiselle tiedotusvälineille.

Ensisijaisuusperiaate: Miksi lainsäätäjä suosii sisäistä kanavaa?

Ilmoittajansuojelulain 7 §:ssä vahvistetaan niin sanottu sisäisen ilmoittamisen ensisijaisuusperiaate, jonka mukaan henkilöä kannustetaan ilmoittamaan rikkomisesta ensisijaisesti työnantajansa sisäisen ilmoituskanavan kautta silloin, kun rikkomiseen voidaan puuttua tehokkaasti organisaation sisällä ja ilmoittaja arvioi, ettei ilmoittamiseen liity vastatoimien vaaraa.

Sisäinen kanava mahdollistaa nopeimman mahdollisen puuttumisen epäkohtaan ilman julkisia kohuja. Nopeus säästää yrityksen resursseja. Organisaation johto tuntee omat prosessinsa parhaiten. Ulkopuolinen viranomaistutkinta aiheuttaa aina suurempia kustannuksia ja julkisuushaittaa.

Ensisijaisuudessa ei ole kyse ilmoittajan oikeuksien rajoittamisesta, vaan tarkoituksenmukaisesta ja vastuullisesta toimintatavasta: organisaatiolla on luonnollinen intressi saada tieto havaituista väärinkäytöksistä, kuten taloudellisista väärinkäytöksistä, työturvallisuuspuutteista tai ympäristövahingoista, mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta vahingot voidaan minimoida ja korjaavat toimenpiteet toteuttaa ennen kuin tilanne kärjistyy ulkoiseksi kriisiksi.

Mikäli työnantaja on panostanut luotettavaan, helppokäyttöiseen ja riippumattomaan sisäiseen järjestelmään, kuten UNOVOX-alustaan, työntekijöillä on aito luottamus siihen, että asiat tutkitaan ilman henkilökohtaisten kostotoimien tai uravaikutusten pelkoa.

Oikeuskanslerinviraston keskitetty ulkoinen ilmoituskanava ja sen rooli

Suomen kansallisen järjestelmän ainutlaatuinen ja keskeinen erityispiirre on oikeuskanslerinvirastolle annettu koordinoiva tehtävä. Ilmoittajansuojelulain 16 §:n mukaan oikeuskanslerinvirasto toimii keskitettynä ulkoisena ilmoituskanavana koko valtakunnan tasolla, vastaanottaen ulkoiset ilmoitukset ja varmistaen niiden turvallisen ja salatun rekisteröinnin.

Oikeuskanslerinvirasto toimii valtakunnallisena kirjaamona ja koordinaattorina koko maassa. Keskitetty koordinaatio selkeyttää valvontaa. Virasto ei tutki kaikkia ilmoituksia aineellisesti itse. Päätehtävänä on ilmoitusten edellytysten arviointi ja siirto toimivaltaisille viranomaisille.

Kun ilmoitus saapuu oikeuskanslerinviraston tekniseen kanavaan, viraston nimetyt asiantuntijat tutkivat ilmoituksen muodolliset edellytykset: kuuluuko ilmoitettu teko tai laiminlyönti ilmoittajansuojelulain aineelliseen soveltamisalaan, onko ilmoittaja suojan henkilöllisen soveltamisalan piirissä ja täyttyvätkö suoraan ulkoiseen ilmoittamiseen vaadittavat lakisääteiset perusteet.

Mikäli edellytykset täyttyvät, oikeuskanslerinvirasto siirtää asian viipymättä sille toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jonka lakisääteiseen toimialaan kyseisen säännöksen valvonta kuuluu, ilmoittaen siirrosta ilmoittajalle lain asettamissa määräajoissa.

Toimivaltaiset valvontaviranomaiset Suomessa: Tehtävien ja toimialojen jako

Ilmoittajansuojelulain aineellinen soveltamisala kattaa kymmeniä eri lainsäädännön aloja, minkä vuoksi aineellinen tutkinta ja valvontatoimenpiteet kuuluvat Suomessa lukuisille eri erikoisviranomaisille heidän substanssiosaamisensa mukaisesti.

Valvontavastuu jakautuu suomalaisessa oikeusjärjestyksessä vakiintuneille erikoisviranomaisille kunkin hallinnonalan sääntelyn mukaan. Jokainen valvontaviranomainen kantaa itsenäisen vastuun oman toimialansa lakien ja asetusten toteutumisesta. Oikeuskanslerinvirasto toimii keskitettynä luukkuna, joka ohjaa saapuneen ilmoituksen viivytyksettä oikealle asiantuntijaviranomaiselle aineellisen tutkinnan suorittamiseksi.

Keskeisiä toimivaltaisia valvontaviranomaisia ovat muun muassa:

• Aluehallintovirastojen (AVI) työsuojelun vastuualueet: Valvovat työturvallisuutta, työaikalainsäädäntöä, työsopimussuhteiden ehtoja sekä vastatoimien kiellon noudattamista työsuhteissa.
• Finanssivalvonta (Fiva): Vastaa pankkien, sijoituspalveluyritysten, vakuutusyhtiöiden ja muiden finanssimarkkinatoimijoiden valvonnasta sekä rahanpesun estämisen velvoitteista.
• Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV): Käsittelee kilpailunrajoituksia, kartelleja, määräävän markkina-aseman väärinkäyttöä sekä kuluttajansuojarikkomuksia.
• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta, rekisteröityjen oikeuksien toteutumista sekä ilmoituskanavien tietosuojavaatimuksia.
• Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes): Valvoo tuoteturvallisuutta, kemikaalilainsäädäntöä sekä teollisuuslaitosten teknistä turvallisuutta.
• Liikenne- ja viestintävirasto Traficom: Käsittelee siviili-ilmailun, merenkulun, tieliikenteen ja kyberturvallisuuden säädösrikkomuksia.
• Ruokavirasto: Vastaa elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuuden, eläinten terveyden ja hyvinvoinnin valvonnasta.
• Säteilyturvakeskus (STUK): Valvoo ydinenergian käyttöä, säteilyturvallisuutta ja ydinturvallisuusvaatimuksia.
• Poliisiviranomaiset: Tutkivat rikoksia esitutkintalain mukaisesti tilanteissa, joissa epäily koskee rikosoikeudellisen rangaistavuuden kynnystä.

Milloin ilmoittaja voi siirtyä suoraan ulkoiseen kanavaan? Lain 8 §:n kriteerit

Vaikka sisäinen kanava on lainsäädännön ensisijainen tavoite, ilmoittajansuojelulain 8 § määrittelee tyhjentävästi ja täsmällisesti ne oikeudelliset tilanteet, joiden vallitessa ilmoittajalla on täysi oikeus ohittaa työnantajan sisäinen kanava ja tehdä ilmoitus suoraan oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen kanavaan menettämättä lain takaamaa suojaa.

Laki takaa ilmoittajalle turvallisen väylän vaaratilanteissa kaikissa tilanteissa. Suoja kattaa kaikki vilpittömät ilmoittajat. Suoja säilyy katkeamattomana kaikissa laillisissa siirtymätilanteissa. Työnantaja ei voi vaatia sisäistä ilmoitusta pakolla.

Ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen suoraan ulkoiseen kanavaan seuraavissa tilanteissa:

• Sisäistä kanavaa ei ole perustettu: Työnantaja on laiminlyönyt lakisääteisen velvollisuutensa perustaa sisäinen ilmoituskanava taikka kanava ei ole lain edellyttämällä tavalla tosiasiallisesti käytettävissä.
• Määräaikojen laiminlyönti sisäisessä kanavassa: Työnantaja ei ole toimittanut vastaanottoilmoitusta 7 päivässä tai antanut kattavaa toimenpidepalautetta 3 kuukaudessa ilmoituksen tekemisestä.
• Perusteltu vastatoimien vaara: Ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että sisäisen ilmoituksen tekeminen johtaisi työnantajan tai kollegoiden vastatoimiin, kuten irtisanomiseen, syrjintään tai häirintään.
• Todisteiden häviämisen tai peittelyn riski: Ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että sisäinen ilmoitus vaarantaisi rikkomisen selvittämisen todisteiden piilottamisen, tuhoamisen tai salaliiton vuoksi.
• Aiheeton tai tehoton aiempi sisäinen ilmoitus: Ilmoittaja on jo tehnyt sisäisen ilmoituksen, mutta asiaan ei ole puututtu tai toimenpiteet ovat olleet riittämättömiä epäkohdan korjaamiseksi.
• Suoraan ulkoiseen kanavaan oikeuttava erityislainsäädäntö: Erityissääntely, kuten finanssialan tai lentoliikenteen säännökset, sallii ilmoituksen tekemisen suoraan valvovalle viranomaiselle.

Yleisölle ilmaiseminen ja tiedotusvälineet: Lain 9 §:n poikkeukselliset edellytykset

Kaikkein radikaalein ja julkisin ilmoittamisen muoto on tietojen saattaminen yleisön saataville, tyypillisesti tiedotusvälineiden, toimittajien, tutkivan journalismin tai sosiaalisen median kautta. Ilmoittajansuojelulain 9 § asettaa julkistamiselle erittäin ankarat ja poikkeukselliset kriteerit, jotta suojajärjestelmää ei käytettäisi perusteettomaan mustamaalaukseen tai yrityssalaisuuksien harkitsemattomaan vuotamiseen.

Tietojen julkistaminen tiedotusvälineille tai sosiaalisessa mediassa on lain mukaan aina poikkeuksellinen ja viimesijainen toimenpide. Kynnys lainmukaisen suojan saamiseen julkistamistilanteessa on asetettu lainsäädännössä poikkeuksellisen korkealle perusteettomien vuotojen estämiseksi. Perusteeton ja ennenaikainen julkistaminen johtaa ilmoittajansuojan menetykseen välittömästi ilman poikkeuksia. Huolellisuusvaatimus velvoittaa ilmoittajaa harkitsemaan toimiaan tarkoin.

Ilmoittaja nauttii lainmukaista suojaa tietojen julkistamisen jälkeen ainoastaan kahdessa poikkeustilanteessa:

• Toimimattomuus aiemmissa vaiheissa: Ilmoittaja on ensin tehnyt ilmoituksen sisäisesti ja sen jälkeen ulkoisesti, taikka suoraan ulkoisesti lain 8 §:n nojalla, mutta mikään taho ei ole ryhtynyt asianmukaisiin toimenpiteisiin laissa säädettyjen määräaikojen kuluessa.
• Välitön tai ilmeinen yleisen edun vaara: Ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että rikkominen muodostaa välittömän tai ilmeisen vaaran yleiselle edulle, kuten henkeen, terveyteen, turvallisuuteen tai ympäristöön kohdistuvan hätätilan taikka peruuttamattoman vahingon riskin.
• Vastatoimien tai peittelyn poikkeuksellinen riski viranomaistasolla: Ilmoittajalla on perusteltu syy olettaa, että ulkoisen ilmoituksen tekeminen viranomaiselle johtaisi vastatoimiin tai että asiaa ei tutkittaisi puolueettomasti viranomaisen ja rikkojan välisen salaliiton vuoksi.

Jos ilmoittaja vuotaa tietoja medialle ilman näiden ankarien edellytysten täyttymistä, hän menettää lain takaaman suojan vastatoimilta ja voi joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen yrityssalaisuuden rikkomisesta tai kunnianloukkauksesta sekä mittavaan vahingonkorvausvastuuseen työnantajalle aiheutuneista vahingoista.

Luottamuksellisuus ja henkilöllisyyden suoja: Sisäinen vs. ulkoinen käsittely

Sekä sisäisessä että ulkoisessa ilmoituskanavassa ilmoittajan henkilöllisyyden luottamuksellisuus on koko lainsäädännön ehdoton peruskivi. Ilmoittajansuojelulain 15 § asettaa kaikille ilmoituksia käsitteleville henkilöille ankarat salassapitovelvollisuudet, joiden rikkominen on rangaistavaa.

Salassapitovelvollisuus sitoo kaikkia käsittelijöitä poikkeuksetta ja ehdottomasti. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyäkin. Ilmoittajan henkilöllisyyttä ei saa paljastaa. Suoja koskee myös ilmoituksessa mainittuja todistajia ja epäiltyjä.

Sisäisessä kanavassa työnantajan nimeämät käsittelijät vastaavat siitä, että ilmoittajan henkilöllisyyttä tai tietoja, joista hänet voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, ei paljasteta organisaation johdolle, esimiehille tai kollegoille ilman ilmoittajan nimenomaista kirjallista suostumusta.

Ulkoisessa kanavassa oikeuskanslerinvirasto ja toimivaltaiset valvontaviranomaiset noudattavat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) ja ilmoittajansuojelulain erityissäännöksiä. Ilmoittajan henkilöllisyys on viranomaisessa ehdottomasti salassa pidettävä tieto koko prosessin ajan. Salassapito suojaa ilmoittajaa poikkeuksetta., eikä se tule julkiseksi edes asianosaisjulkisuuden perusteella, ellei rikosprosessi tai syytetyn puolustautumisoikeus sitä tuomioistuimessa nimenomaisesti vaadi.

Prosessuaaliset erot: Käsittelyajat, tutkimusvaltuudet ja päätöksenteko

Sisäisen ja ulkoisen ilmoituskanavan välillä vallitsee merkittäviä eroja viranomaisvaltuuksien, tutkintakeinojen ja hallinnollisen päätöksenteon osalta, jotka jokaisen työnantajan ja ilmoittajan on tärkeää ymmärtää.

Sisäinen tutkinta perustuu työnantajan direktio-oikeuteen ja sopimussuhteisiin, jolloin työnantaja voi tarkastaa omia järjestelmiään, haastatella työntekijöitään ja teettää sisäisiä auditointeja, mutta sillä ei ole viranomaisille kuuluvia pakkokeinoja, kotietsintäoikeuksia tai takavarikkotoimivaltaa.

Ulkoinen valvontaviranomainen puolestaan toimii julkisen vallan valtuuksin. Viranomainen voi suorittaa tarkastuskäyntejä, vaatia salassa pidettäviä asiakirjoja uhkasakon nojalla, määrätä sitovia kieltoja tai velvoitteita, määrätä hallinnollisia rikemaksuja taikka siirtää asian poliisille rikostutkintaan.

Käsittelyajoissa merkittävin ero on määräaikojen joustavuudessa: sisäisessä kanavassa 3 kuukauden palautemääräaika on ehdoton, kun taas viranomainen voi lain 17 §:n nojalla pidentää määräaikaa perustellusta syystä 6 kuukauteen laajoissa kokonaisuuksissa.

Ilmoittajan todistustaakka ja oikeusturvan säilyminen kanavasta riippumatta

Käytännössä monet ilmoittajat pelkäävät suojan menettämistä, mikäli he valitsevat väärän kanavan tai erehtyvät arvioimaan epäkohdan vakavuutta. Ilmoittajansuojelulaki sisältää vahvat suojamekanismit vilpittömässä mielessä toimivalle ilmoittajalle.

Vilpitön mieli suojaa ilmoittajaa erehdyksiltä ja tulkintavirheiltä. Erehdys ei poista suojan voimassaoloa. Väärä kanavavalinta ei automaattisesti poista suojaa. Laki arvioi ilmoittajan perusteltua käsitystä tilanteesta.

Lain 6 §:n mukaan riittää, että ilmoittajalla on ilmoituksen tekohetkellä ollut perusteltu syy uskoa tietojen paikkansapitävyyteen ja siihen, että ilmoittaminen on välttämätöntä epäkohdan paljastamiseksi. Jos ilmoittaja on vilpittömästi uskonut, että sisäinen ilmoitus johtaisi vastatoimiin ja siksi siirtynyt suoraan ulkoiseen kanavaan, hän nauttii täyttä ilmoittajansuojaa, vaikka työnantaja väittäisi kanavavalinnan olleen perusteeton.

Lain 24 §:n mukainen käännetty todistustaakka pätee yhtäläisesti riippumatta siitä, onko ilmoitus tehty sisäiseen vai ulkoiseen kanavaan: työnantajan on kyettävä todistamaan, etteivät ilmoittajaan kohdistetut haitalliset toimet johtuneet ilmoituksesta.

Vertailutaulukko: Sisäinen kanava vs. Ulkoinen kanava vs. Julkistaminen

Selkeyttääksemme kolmen eri ilmoitusväylän eroja, esitämme alla vertailevan analyysin niiden oikeudellisista ja käytännön ominaisuuksista:

• Sisäinen ilmoituskanava:
  • Ensisijaisuus: Ensisijainen reitti (7 §).
  • Vastaanottaja: Työnantajan nimetyt käsittelijät tai ulkoistettu kumppani.
  • Kuittausmääräaika: Ehdottomasti 7 päivää.
  • Palautemääräaika: Ehdottomasti 3 kuukautta (ei pidennysmahdollisuutta).
  • Tutkintakeinot: Sisäiset tarkastukset, haastattelut, sopimusvalvonta.
  • Seuraamukset: Työsuhdetoimet, sisäisten ohjeiden päivitys, sopimusten purku.
• Oikeuskanslerinviraston ulkoinen kanava:
  • Ensisijaisuus: Toissijainen reitti (edellyttää 8 §:n kriteerejä).
  • Vastaanottaja: Oikeuskanslerinvirasto ja toimivaltaiset valvontaviranomaiset.
  • Kuittausmääräaika: 7 päivää.
  • Palautemääräaika: 3 kuukautta (pidennettävissä perustellusti 6 kuukauteen).
  • Tutkintakeinot: Viranomaistarkastukset, uhkasakot, tietojensaantioikeudet.
  • Seuraamukset: Hallinnolliset sanktiot, kiellot, julkiset varoitukset, rikosilmoitukset.
• Tietojen julkistaminen (media / sosiaalinen media):
  • Ensisijaisuus: Viimesijainen poikkeusreitti (ankarat 9 §:n ehdot).
  • Vastaanottaja: Toimittajat, tiedotusvälineet, yleisö.
  • Määräajat: Sovelletaan vasta aiempien kanavien passiivisuuden tai hätätilan jälkeen.
  • Suojan kriteerit: Välitön yleisen edun vaara tai aiempien kanavien toimimattomuus.
  • Riskit: Suojan menetys ja vahingonkorvausvastuu, mikäli perusteet eivät täyty.

Miten organisaation tulee ohjeistaa henkilöstöä kanavien käytöstä?

Työnantajan velvollisuutena ei ole ainoastaan perustaa sisäistä kanavaa, vaan myös tiedottaa selkeästi ja saavutettavasti sen toimintaperiaatteista ja suhteesta viranomaisten ulkoisiin kanaviin.

Lain 13 §:n mukaan työnantajan on annettava henkilöstölle helposti ymmärrettävää tietoa sisäisestä ilmoitusmenettelystä sekä ulkoisesta ilmoittamisesta oikeuskanslerinvirastolle ja toimivaltaisille valvontaviranomaisille. Tiedottamisen laiminlyönti heikentää kanavan uskottavuutta ja voi antaa työntekijälle laillisen oikeuden siirtyä suoraan ulkoiseen kanavaan tiedonpuutteen vuoksi.

Ohjeistuksessa on selkeästi kuvattava:

• Mitä asioita kanavan kautta voi ilmoittaa ja mitkä asiat kuuluvat normaaliin esihenkilökeskusteluun tai työsuojeluun.
• Miten ilmoittajan ja asianosaisten henkilöllisyyden luottamuksellisuus suojataan teknisesti ja organisatorisesti.
• Ketkä käsittelevät ilmoituksia ja miten esteellisyydet hallitaan varajärjestelmän kautta.
• Mitkä ovat lakisääteiset määräajat (7 päivää kuittaukselle ja 3 kuukautta toimenpidepalautteelle).
• Miten ja millä edellytyksillä ilmoittaja voi kääntyä oikeuskanslerinviraston keskitetyn kanavan puoleen.

UNOVOX-alustan tuki sisäisen ja ulkoisen kanavan hallinnassa

UNOVOX tarjoaa organisaatioille kokonaisvaltaisen SaaS-ratkaisun, joka täyttää suomalaisen ilmoittajansuojelulain kaikki tekniset ja toiminnalliset vaatimukset sekä sisäisen luottamuksen että viranomaistason vaatimustenmukaisuuden osalta.

Alusta tarjoaa täyden päästä päähän -salauksen, monikielisen käyttöliittymän (suomi, ruotsi, saame ja kansainväliset kielet), automaattisen vastaanottokuittauksen, määräaikalaskurin ja kaksisuuntaisen anonyymin viestinnän.

UNOVOXin avulla organisaatio voi osoittaa valvontaviranomaisille aukottomasti, että sen sisäinen kanava täyttää lain asettamat tiukimmatkin kriteerit, mikä ennaltaehkäisee ilmoittajien siirtymistä ulkoisiin viranomaiskanaviin ja vahvistaa eettistä johtamiskulttuuria koko organisaatiossa.

Ulkoisen kanavan ilmoituksen siirtomenettely ja valvontaviranomaisten yhteistyö

Kun oikeuskanslerinvirasto vastaanottaa ilmoituksen, se toimii lain 18 §:n mukaisesti ja arvioi ilmoituksen siirtämistä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli ilmoitus koskee useamman kuin yhden viranomaisen toimialaa, oikeuskanslerinvirasto voi nimetä päävastuullisen viranomaisen tai siirtää asian usealle viranomaiselle heidän toimivaltansa rajoissa.

Siirto toimivaltaiselle viranomaiselle tapahtuu viranomaisten välisessä salatussa järjestelmässä. Ilmoittajan henkilöllisyystiedot salataan siirron yhteydessä siten, että vastaanottavan viranomaisen käsittelijät saavat tiedot vain siinä laajuudessa kuin se on asian aineellisen tutkimisen kannalta välttämätöntä.

Toimivaltainen viranomainen on lain 20 §:n mukaan velvollinen antamaan ilmoittajalle vastaanottoilmoituksen seitsemässä päivässä saatuaan asian oikeuskanslerinvirastolta sekä toimittamaan toimenpidepalautteen kolmessa kuukaudessa, ellei tutkinta-aikaa pidennetä laissa säädetyllä tavalla kuuteen kuukauteen asian poikkeuksellisen laajuuden vuoksi.

Tämä viranomaisten välinen koordinoitu yhteistyömalli takaa sen, että kansalainen tai työntekijä voi kääntyä yhden keskitetyn luukun puoleen ilman pelkoa siitä, että ilmoitus eksyisi monimutkaiseen hallintokoneistoon. Keskitetty luukku madaltaa ilmoituskynnystä.

Käytännön esimerkkejä: Milloin sisäinen kanava toimii ja milloin siirrytään ulkoiseen?

Havainnollistaaksemme lain soveltamista käytännössä, tarkastelemme kolmea tyypillistä tilannetta suomalaisessa työelämässä:

• Tilanne A (Onnistunut sisäinen käsittely): Tehtaan vuorotyöntekijä havaitsee vaarallisen kemikaalivuodon laiminlyönnin jätevedenpuhdistamolla. Hän tekee ilmoituksen yrityksen UNOVOX-kanavan kautta. Käsittelijä vahvistaa ilmoituksen seuraavana päivänä. Sisäinen tarkastus tekee välittömän katselmuksen ja huolto korjaa venttiilivian viikossa. Ilmoittaja saa kattavan palautteen kuukauden kuluessa, ja asia korjaantuu ilman viranomaiskriisiä.
• Tilanne B (Siirtyminen oikeuskanslerinvirastoon): Konsulttiyrityksen kirjanpitäjä huomaa toimitusjohtajan tekevän perusteettomia laskutuksia julkisen sektorin asiakkaalta. Koska ilmoitus koskee suoraan ylintä johtoa ja ainoa nimetty käsittelijä on toimitusjohtajan alainen HR-johtaja, kirjanpitäjällä on lain 8 §:n mukainen perusteltu vastatoimien ja peittelyn riski. Hän tekee ilmoituksen suoraan oikeuskanslerinvirastoon, joka siirtää asian poliisin ja veroviranomaisen tutkittavaksi. Kirjanpitäjä säilyttää täyden suojan vastatoimilta.
• Tilanne C (Työnantajan passiivisuus): Työntekijä ilmoittaa sisäiseen kanavaan laittomista ylitöistä ja työturvallisuusrikkeistä. Työnantaja ei lähetä kuittausta 7 päivässä eikä anna palautetta 3 kuukaudessa. Työntekijä siirtyy tekemään ilmoituksen Aluehallintovirastolle oikeuskanslerinviraston kautta. Työnantajan laiminlyönti oikeuttaa siirtymän välittömästi ilman suojan menetystä.

Yrityksen riskienhallinta: Miten välttää ilmoitusten eskaloituminen viranomaisille?

Jokaisen yrityksen johdon intressissä on estää asioiden valuminen ulkoiseen viranomaiskanavaan tai tiedotusvälineisiin. Paras ja ainoa kestävä tapa tähän on rakentaa yrityksen sisäisestä ilmoituskanavasta niin luotettava, toimiva ja oikeudenmukainen, ettei työntekijöillä ole koskaan tarvetta kääntyä viranomaisten puoleen.

Tämä edellyttää kolmea keskeistä toimenpidettä: ensinnäkin riippumattoman, huipputurvallisen teknisen alustan valintaa, toiseksi käsittelijöiden säännöllistä ja perusteellista koulutusta määräaikojen ja esteellisyyksien hallinnassa, ja kolmanneksi nollatoleranssia kaikkia vastatoimia kohtaan koko organisaatiossa.

Kun henkilöstö tietää, että epäkohdat tutkitaan puolueettomasti ja korjataan tosiasiallisesti ilman pelkoa seuraamuksista, organisaatio luo vahvan psykologisen turvallisuuden kulttuurin, joka suojaa yrityksen arvoa ja mainetta pitkällä aikavälillä.

Kansainvälisen oikeuden vertailu: Miten Suomen malli eroaa Ruotsista ja Saksasta?

Suomen valitsema keskitetty oikeuskanslerinviraston malli poikkeaa merkittävästi monien muiden EU-maiden ratkaisuista. Esimerkiksi Ruotsissa ja Saksassa ulkoisen kanavan koordinointi on järjestetty hajautetummin tai eri ministeriöiden alaisuuteen, kun taas Suomessa lainsäätäjä halusi kytkeä tehtävän perustuslailliseen ylimpään laillisuusvalvojaan.

Oikeuskanslerin asema takaa riippumattomuuden valtioneuvostosta ja poliittisesta ohjauksesta. Riippumattomuus suojaa oikeusvaltioperiaatetta. Tämä poistaa ilmoittajilta epäilyt siitä, että poliittiset intressit voisivat vaikuttaa ilmoitusten käsittelyyn tai siirtoon.

Ruotsissa ulkoisina viranomaisina toimii 38 eri sektorialakohtaista viranomaista ilman keskitettyä kirjaamoa, jolloin ilmoittajan on itse osattava valita oikea viranomainen. Suomen keskitetty oikeuskanslerinvirasto tarjoaa 'yhden luukun periaatteen', mikä madaltaa ilmoittajan kynnystä ja poistaa väärään viranomaiseen kääntymisen oikeudellisen riskin.

Saksassa puolestaan liittovaltion oikeusministeriön alainen keskusvirasto toimii koordinaattorina, mutta osavaltioiden itsenäinen toimivalta luo monimutkaisia rajapintoja. Suomen malli on kansainvälisesti vertailtuna yksi Euroopan selkeimmistä ja oikeusturvaltaan vahvimmista whistleblowing-arkkitehtuureista.

Kielelliset oikeudet ja saamen kielen asema (Sámediggi) ilmoituskanavissa

Suomen perustuslain (731/1999) 17 § ja saamen kielilaki (1086/2003) asettavat viranomaisille ja julkisia tehtäviä hoitaville yhteisöille ankarat velvoitteet kielellisten perusoikeuksien turvaamisesta. Tämä ulottuu täysimääräisesti myös ilmoittajansuojelujärjestelmään.

Saamelaisilla on oikeus käyttää saamen kieltä asioidessaan viranomaisissa saamelaisalueella ja valtakunnallisissa keskusvirastoissa. Oikeuskanslerinviraston ulkoisen ilmoituskanavan on kyettävä vastaanottamaan ja käsittelemään ilmoituksia pohjoissaameksi, inarinsaameksi ja koltansaameksi.

Myös saamelaisten kotiseutualueella toimivien kuntien (Enontekiö, Inari, Utsjoki ja Sodankylän Lapin paliskunnan alue) sekä Sámediggin (Saamelaiskäräjät) sisäisten ilmoituskanavien on oltava saavutettavissa saamen kielellä.

UNOVOX tukee saamen kielen eri variaatioita ja takaa sen, että kielelliset oikeudet toteutuvat käytännössä. Saamenkielinen tuki edistää yhdenvertaisuutta., että kielellinen yhdenvertaisuus toteutuu myös arkaluonteisissa ja vaativissa oikeudellisissa ilmoitusprosesseissa ilman syrjintää.

Rikosoikeudelliset ja vahingonkorvausoikeudelliset vastuut kanavien väärinkäytöstä

Vaikka ilmoittajansuojelulaki tarjoaa vilpittömässä mielessä toimivalle ilmoittajalle vahvan suojan, se sisältää selkeät ja ankarat vastuut niille, jotka käyttävät järjestelmää väärin tietoisesti valheellisten tietojen levittämiseen.

Lain 6 § edellyttää perusteltua syytä uskoa tietojen paikkansapitävyyteen. Tahallisuus katkaisee suojan voimassaolon välittömästi. Jos henkilö tekee ilmoituksen tahallaan tietäen sen perättömäksi tai pelkästään toisen vahingoittamistarkoituksessa, hän menettää välittömästi kaiken suojan vastatoimilta.

Tahallinen perättömän tiedon ilmoittaminen voi johtaa rikoslain (39/1889) mukaisiin syytteisiin kunnianloukkauksesta (24 luvun 9 §) tai väärästä ilmiannosta (15 luvun 6 §), joista voi seurata sakkorangaistus tai vankeutta.

Lisäksi teon kohteeksi joutuneella henkilöllä ja työnantajalla on oikeus vaatia vahingonkorvauslain (412/1974) nojalla täyttä korvausta aiheutuneista taloudellisista vahingoista, oikeudenkäyntikuluista ja kärsimyksestä. Tämä luo terveen ja oikeudenmukaisen tasapainon ilmoittajan suojan ja epäillyn oikeusturvan välille.

Tietosuojavaltuutetun ja Oikeuskanslerinviraston välinen tietojenvaihto ja salassapito

Ilmoitusten siirtäminen oikeuskanslerinvirastosta toimivaltaisille valvontaviranomaisille, kuten Tietosuojavaltuutetun toimistolle, Finanssivalvonnalle tai Aluehallintovirastolle, kytkeytyy suoraan viranomaisten väliseen tiedonvaihtoon ja salassapitolainsäädäntöön. Ilmoittajansuojelulain 18 § säätelee täsmällisesti sitä, miten salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten välillä.

Tiedonsiirto tapahtuu aina suojattujen ja salattujen viranomaisyhteyksien kautta. Viranomaisverkko suojaa tietoliikennettä aukottomasti. Ilmoittajan henkilöllisyystiedot salataan siten, että vastaanottavan viranomaisen käsittelijät saavat tiedot vain siinä laajuudessa kuin se on asian aineellisen tutkimisen kannalta ehdottoman välttämätöntä.

Mikäli ilmoitus koskee vakavaa henkilötietojen tietoturvaloukkausta organisaatiossa, asia siirretään Tietosuojavaltuutetun toimistolle, joka voi käynnistää yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset tutkintatoimenpiteet työnantajaa kohtaan. Työnantaja ei saa missään vaiheessa tietoa siitä, kuka työntekijöistä ilmoituksen teki. Salassapito on viranomaistoiminnassa täysin ehdoton sääntö.

Salassapitovelvollisuus sitoo kaikkia viranomaisia ja virkamiehiä rikosoikeudellisen virkavastuun uhalla. Tämä varmistaa sen, että ilmoittajan henkilöllisyys ei voi koskaan vuotaa viranomaisteitse työnantajan tietoon. Oikeusturva säilyy vahvana kaikissa käsittelyvaiheissa.

Käytännön compliance-ohjeistus: Sisäisen ja ulkoisen kanavan rinnakkaiselon hallinta

Työnantajan compliance-johdon ja oikeudellisten neuvonantajien on osattava hallita tilannetta, jossa työyhteisössä toimii rinnakkain sekä työnantajan oma sisäinen kanava että valtiollinen oikeuskanslerinviraston kanava. Paras tapa ennaltaehkäistä asioiden eskaloituminen viranomaisille on pitää sisäinen ilmoituskynnys mahdollisimman matalana ja luottamus korkeana. Matala kynnys suojaa organisaation mainetta tehokkaasti.

Organisaation on huolehdittava siitä, että sisäinen kanava on aidosti riippumaton ja helppokäyttöinen. Henkilöstölle on annettava selkeä ja toistuva koulutus siitä, miksi sisäinen ilmoittaminen on aina ensisijainen ja turvallinen vaihtoehto. Koulutus poistaa epävarmuutta ja lisää avoimuutta.

Mikäli organisaation tietoon tulee, että joku työntekijöistä on tehnyt ilmoituksen suoraan ulkoiseen kanavaan, työnantaja ei saa ryhtyä minkäänlaisiin tutkintatoimiin ilmoittajan henkilöllisyyden selvittämiseksi tai vastatoimien kohdistamiseksi. Kaikki yritykset selvittää ilmoittajan henkilöllisyys tulkitaan valvontaviranomaisissa suoraan vastatoimien valmisteluksi.

Ammattimainen ja moderni järjestelmä kuten UNOVOX tarjoaa organisaatiolle luotettavan alustan, joka täyttää lain asettamat tiukimmatkin standardit ja luo työyhteisöön avoimen ja turvallisen ilmapiirin. Luottamus ratkaisee järjestelmän arvon.

Usein kysytyt kysymykset (FAQ) sisäisestä ja ulkoisesta ilmoituskanavasta

Sovellettava lainsäädäntö

Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta

1171/2022

Virallinen lähde Finlex Virallinen lähde →