Näin hallitset ilmoitusten käsittelyn, 7 päivän ja 3 kuukauden määräajat sekä täytät viranomaisen (Finlex) vaatimukset.

Lain Laki Euroopan unionin ja kansallisen (1171/2022) velvoitteiden täyttäminen edellyttää organisaatiolta huolellista prosessia. Tavallinen sähköposti ei täytä lain asettamia vaatimuksia. Tämä 4-vaiheinen opas näyttää, miten organisaatio voi varmistaa vaatimustenmukaisuuden valvontaviranomaisen (Finlex) edessä.

Riippumattomien Käsittelijöiden Nimeäminen

Organisaation on nimettävä riippumattomat henkilöt käsittelemään ilmoituksia. Roolin antaminen yksinomaan henkilöstöjohdolle luo eturistiriitoja.

Järjestelmässä on oltava menettelytapa tilanteisiin, joissa ilmoitus kohdistuu käsittelijään itseensä.

Lakisääteisten Määräaikojen Noudattaminen (7 Päivää & 3 Kuukautta)

Laki asettaa kaksi sitovaa määräaikaa:

Nämä kaksi pakollista määräaikaa ovat:

  • 7 Päivän Määräaika (Vastaanottoilmoitus): Ilmoituksen tekijälle on annettava vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta;
  • 3 Kuukauden Määräaika (Palaute): Ilmoittajalle on annettava tieto siitä, mihin toimenpiteisiin ilmoituksen perusteella on ryhdytty, kolmen kuukauden kuluessa.

Anonymiteetti, Kaksisuuntainen Viestintä ja Tietosuoja

Kanavan on mahdollistettava anonyymi ilmoittaminen ja salattu kaksisuuntainen viestintä lisätietojen pyytämiseksi ilman, että ilmoittajan IP-osoite paljastuu.

Tietosuojaperiaatteiden mukaisesti asiaankuulumattomat henkilötiedot on poistettava välittömästi.

Revisionssäilytys ja Valvontavalmius

Kaikki käsittelyvaiheet on tallennettava muuttumattomaan lokiin.

Tämä loki todentaa viranomaiselle (Finlex), että organisaatio on toiminut huolellisesti ja lainmukaisesti.

Usein Kysyttyä Ilmoituskanavan Toiminnasta

Onko anonyymien ilmoitusten käsittely pakollista?

Kyllä, suositeltava käytäntö on käsitellä myös anonyymit ilmoitukset luotettavan salatun kanavan kautta.

Mitä tapahtuu, jos 3 kuukauden määräaika ylittyy?

Ilmoittajalla on oikeus kääntyä ulkoisen ilmoituskanavan tai julkisuuden puoleen säilyttäen lakisääteisen suojan.

Riittääkö tavallinen sähköpostiosoite kanavaksi?

Ei riitä. Sähköposti ei täytä lain edellyttämää luottamuksellisuutta, anonymiteettia eikä lokivaatimuksia.

Käytännön Toteutus

Ota Lainmukainen Ilmoituskanava Käyttöön 48 Tunnissa

UNOVOX tarjoaa sertifioidun ratkaisun lain Laki Euroopan unionin ja kansallisen velvoitteiden täyttämiseen, automaattisella määräaikavalvonnalla ja suomenkielisellä tuella.

Pyydä Henkilökohtainen Esittely →