MAINSYSTEMS 
Trin-for-trin guide til at modtage indberetninger, overholde 7-dages og 3-måneders fristerne og tilfredsstille Retsinformation.
Med ikrafttrædelsen af Lov om beskyttelse af whistleblowere (LOV nr. 1436 af 29. juni 2021) skal organisationer have en formaliseret proces for håndtering af indberetninger. En almindelig e-mailadresse er ulovlig som whistleblowerkanal. Følg denne 4-trins køreplan for at sikre fuld overensstemmelse med reglerne under Retsinformation.
Trin 1: Udpegning af den Uafhængige Whistleblowerenhed
Organisationen skal udpege en upartisk person eller enhed til at modtage og følge op på indberetninger. At overlade ansvaret udelukkende til HR-chefen skaber habilitetsproblemer.
Der skal etableres klare procedurer for håndtering af inhabilitet, hvis en indberetning omhandler den faste sagsbehandler.
Trin 2: Overholdelse af de Lovpligtige Tidsfrister (7 Dage & 3 Måneder)
Loven fastsætter to ufravigelige tidsfrister for sagsbehandlingen:
De to obligatoriske frister er:
- Frist på 7 Dage (Kvittering): Whistlebloweren skal modtage en bekræftelse på modtagelsen inden for syv dage efter indberetningen;
- Frist på 3 Måneder (Feedback): Whistlebloweren skal modtage fyldestgørende feedback om sagens opfølgning inden for tre måneder.
Trin 3: Anonymitet, Sikker Tovejsdialog og GDPR
Systemet skal give mulighed for anonym indberetning og tilbyde en krypteret tovejskommunikation, så sagsbehandleren kan indhente yderligere oplysninger uden at kompromittere kildens IP-adresse.
Irrelevante personoplysninger skal slettes med det samme i overensstemmelse med GDPR.
Trin 4: Revisionssikker Logning og Kontrolberedskab
Hvert trin i sagsbehandlingen skal logges uforanderligt med tidsstempler.
Denne log er organisationens primære bevis på korrekt og rettidig sagsbehandling ved eventuelle undersøgelser fra Retsinformation.
Ofte Stillede Spørgsmål om Drift af Ordningen
Ja, en professionel løsning bør understøtte anonym modtagelse og videre dialog med whistlebloweren.
Whistlebloweren kan lovligt henvende sig til eksterne myndigheder eller offentligheden med fuld retslig beskyttelse.
Nej. E-mails yder ikke tilstrækkelig fortrolighed og opfylder ikke lovens krav om manipulationssikker logning.
Start jeres Lovpligtige Whistleblowerkanal på under 48 Timer
UNOVOX leverer en komplet certificeret løsning i overensstemmelse med Lov om beskyttelse af whistleblowere, automatisk fristovervågning og dansk support.
Book en Personlig Demonstration →