MAINSYSTEMS 
Zaupna prijava ne sme upočasniti nujne oskrbe
Bolnišnice, klinike, laboratoriji, domovi in drugi izvajalci delujejo neprekinjeno, z občutljivimi podatki in številnimi strokovnimi vlogami. Kanal za prijavo nepravilnosti mora biti viden, vendar ne sme nadomestiti medicinske nujnosti, prijave incidenta varnosti pacientov, pritožbe uporabnika, farmakovigilance ali obveznega obvestila pristojnemu organu. Na vhodu je treba jasno navesti, kam sodi posamezna situacija in kdaj je potreben takojšen klic.
Anonimnost ni ovira za vprašanja
Zdravstveni delavec se lahko boji, da bodo izmena, specialnost ali enota razkrile njegovo identiteto. Anonimne prijave in varen predal omogočajo dodatna vprašanja brez razkritja osebe. Zaupnost velja tudi za obvestila: naslov sporočila, prejemniki in besedilo opomnika zunaj sistema ne smejo razkriti vsebine primera.
Roki in namestniki za delo, ki se nikoli ne ustavi
HinweisgeberInnenschutzgesetz ureja zaščito prijaviteljev v Avstriji. Zdravstvena organizacija mora okvir pretvoriti v razpored odgovornosti, ki velja ponoči, ob koncu tedna in med odsotnostjo. Sistem opozarja na potrditev prejema, načrtovane ukrepe in povratno informacijo, vodja pa lahko vidi zamudo brez nepotrebnega vpogleda v občutljivo vsebino.
Pošljite poskusno prijavo z občutljivo priponko in nasprotjem interesov v običajni skupini. Preverite dodelitev namestniku, omejitev dostopa, varno komunikacijo in sled vsake odločitve.
Vključitev v obstoječi sistem odgovornosti
Ustanova že ima postopke kakovosti, varnosti pacientov, varstva podatkov in delovnih razmerij. Novi kanal jih ne sme izbrisati ali ustvariti še enega nepovezanega predala. Zemljevid procesa pokaže, kdaj primer ostane pri skupini za prijave, kdaj se naloga preda specialistu in kdo ohrani odgovornost za stik s prijaviteljem.
Učenje brez izpostavljanja pacientov
Združeni podatki lahko pokažejo ponavljajoča se tveganja pri nabavi, razporejanju, varstvu podatkov ali opremi. Poročilo ne sme vsebovati kombinacij, iz katerih bi bilo mogoče prepoznati osebo ali majhno skupino. Zaščita prijaviteljev in preverljivi korektivni ukrepi imata prednost pred radovednostjo širšega vodstva.
Kanal predstavite vsem izmenam in zunanjim izvajalcem
Uradna povezava mora doseči zaposlene ponoči, začasno osebje, dobavitelje in ljudi brez rednega dostopa do intraneta. Kratko navodilo naj bo tam, kjer delajo, ter naj pojasni namen, anonimnost, zaupnost in zaščito prijaviteljev pred povračilnimi ukrepi. Ne obljublja vnaprej določenega rezultata, ampak nepristransko presojo in varen stik.
Vodje kliničnih in podpornih služb se morajo naučiti, da ne poskušajo sami ugotoviti identitete anonimnega avtorja. Njihova naloga je prepoznati prijavo, ohraniti morebitne dokaze in osebo usmeriti v odobreni postopek. Neformalno preverjanje lahko razširi občutljive podatke ali sproži pritisk, še preden pooblaščena skupina oceni dejstva.
Nadzor, ki se ponavlja
Pravice, namestnike, roke in javna navodila je treba preveriti po vsaki večji organizacijski spremembi ter najmanj enkrat letno. Preskus zunaj običajnega delovnega časa pokaže, ali primer dobi pravega lastnika. Pregled zaključenih dosjejev pa potrdi, ali so bili ukrepi res izvedeni in ali je prijavitelj dobil razumljivo povratno informacijo.
Ko je primer zaključen, prijavitelj potrebuje jasno povratno informacijo v mejah, ki jih dopuščajo preiskava in pravice drugih oseb. Organizacija lahko pojasni, da je bil navod ocenjen, katere vrste dejanj so bile izvedene in ali je postopek končan, ne da bi razkrila občutljive klinične podrobnosti. Dosleden odgovor zmanjšuje občutek, da je sporočilo izginilo med številnimi bolnišničnimi službami. Enako pravilo vedno velja za zunanje izvajalce in začasno zdravstveno osebje.