1. Grundgedanke und Einordnung

Dieses Video widmet sich folgendem Lernziel: Aufbewahrungskriterien anwenden und Abschluss von Löschung unterscheiden. Verfolgen Sie die Entscheidungen im Beispiel, statt nur eine Liste auswendig zu lernen. Achten Sie auf Beteiligte, benötigte Informationen und erwartetes Ergebnis. Diese Punkte helfen, den Inhalt in eine überprüfbare Praxis zu übertragen. Ein Meldevorgang kann Daten der hinweisgebenden Person, betroffener Personen und Dritter enthalten. Datenschutz begleitet den gesamten Ablauf vom Formular bis zum Archiv. Der Kurs behandelt operative Entscheidungen. Rechtsgrundlagen und Einschränkungen von Rechten erfordern eine Prüfung der konkreten Verarbeitung. Das Gesetz vom 16. Mai 2023 regelt den Meldekanal. Vorgeschlagene Risikopläne, Kodizes, Kalender und Kontrollinstrumente sind organisatorische gute Praxis, sofern keine eigenständige anwendbare Regel eine Pflicht begründet. Anforderungen des öffentlichen Dienstes oder öffentlicher Aufträge dürfen nicht pauschal auf sämtliche Privatunternehmen übertragen werden.

Ein Aufbewahrungsplan muss Datenkategorie, geltende Regel, Fristbeginn, Dauer und gesetzlich zulässige Ausnahmen festlegen. Eingang, Abschluss und Mitteilung des Ergebnisses sind verschiedene Ereignisse. Unterscheiden Sie gesetzliche Höchstfristen, Mindestfristen und interne Prüftermine. Ein Rechtsstreit setzt eine gesetzliche Höchstfrist nicht automatisch außer Kraft. Eine eigenständige rechtmäßige Nutzung in Verfahren und tatsächlich anwendbare Regeln für öffentliche Archive sind gesondert zu prüfen.

Hier gilt die folgende Regel: Artikel 23 unterstellt die Verarbeitung dem Datenschutzrecht. Wenden Sie Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO an: Identifizierbare Daten werden vorbehaltlich rechtmäßiger Ausnahmen nur so lange aufbewahrt, wie es die Zwecke erfordern. Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt keine allgemeine Fünfjahresfrist für alle Kanäle vor. Nach Artikel 23 Absatz 2 dürfen offensichtlich irrelevante personenbezogene Daten nicht erhoben werden oder sind unverzüglich zu löschen. Dokumentieren Sie Dauer, Zweck, auslösendes Ereignis und Überprüfung, einschließlich Kopien und anwendbarer gesetzlicher oder öffentlicher Archivpflichten.

2. Praktische Anwendung und Nationale Regel

Legen Sie Informationsklassen, Fristbeginn, Dauer, prüfverantwortliche Person und abschließende Maßnahme fest. Prüfen Sie vor einer vorgesehenen Löschung die geltende Regel, die Erforderlichkeit und laufende Verfahren. Bewahren Sie Unterlagen nur auf, soweit dies rechtlich erlaubt oder geboten ist; erfinden Sie keine Verlängerung gesetzlicher Höchstfristen. Berücksichtigen Sie Exporte und Archivmedien sowie beschränkten Zugriff. Offensichtlich irrelevante Daten unterliegen ihrer eigenen Löschregel. Machen Sie aus diesem Verfahren zunächst eine Abfolge, die Sie einer Kollegin oder einem Kollegen erklären können. Bestimmen Sie die erste Prüfung, die vom Ergebnis abhängige Handlung und den Nachweis, anhand dessen sich die Entscheidung nachvollziehen lässt. Verfolgen Sie die Abfolge auf dem Bildschirm und suchen Sie den Punkt, an dem ein Fehler das Ergebnis verändern würde.

Während eines Rechtsstreits erreicht eine Akte ihren internen Prüftermin. Die prüfende Person klärt zunächst, ob es sich um einen internen Zieltermin oder eine gesetzliche Höchstfrist handelt. Jede weitere Speicherung braucht eine einschlägige Rechtsgrundlage und einen bestimmten Zweck. Verbietet die nationale Höchstfrist die weitere Speicherung der Meldungsakte, darf die Löschung nicht allein wegen des Rechtsstreits ausgesetzt werden; eine gesonderte Beweisverwendung bedarf einer eigenen rechtlichen Prüfung. Lesen Sie den Fall jetzt aufmerksam. Unterscheiden Sie beschriebene Tatsachen von Informationen, die Sie noch bestätigen müssten. Ergänzen Sie keine Absichten oder Ereignisse, die nicht genannt wurden. Diese Unterscheidung hilft, eine zur verfügbaren Information angemessene Antwort zu wählen.

3. Praxisfall und Kernpunkte

Die Übung lautet: Dürfen beim ursprünglich geplanten Datum automatisch alle Unterlagen gelöscht werden? Wählen Sie eine Antwort und begründen Sie sie in einem Satz. Vergleichen Sie Ihre Entscheidung während der Pause mit den gerade besprochenen Kriterien. Überlegen Sie auch, welchen Nachweis Sie aufbewahren würden, um die Entscheidung später zu erklären.

Nein. Bestimmen Sie Regel und Fristbeginn, unterscheiden Sie interne Termine von gesetzlichen Grenzen und prüfen Sie geltende Aufbewahrungs- oder Löschpflichten. Ein Rechtsstreit bewirkt keine allgemeine Verlängerung. Dokumentieren Sie die rechtmäßige Entscheidung für Originale, Kopien, Anlagen und Zugriffe sowie einen Prüftermin, soweit weitere Speicherung erlaubt ist.

Folgender Fehler ist zu vermeiden: eine einheitliche Löschfrist ohne rechtlich relevante Ausnahmen einzustellen.

Wenden Sie die nationale Regel nun auf eine zweite Entscheidung an. Das System löscht sämtliche Fälle fünf Jahre nach Eingang, unabhängig vom Land und von laufenden Verfahren. Ist das angemessen?

Nein. Bestimmen Sie die nationale Regel, das Ausgangsereignis sowie mögliche Grenzen oder Verlängerungen. Eine einheitliche Frist kann zu früher Löschung oder überlanger Speicherung führen. Dokumentieren Sie die Entscheidung je Kategorie, berücksichtigen Sie Kopien und regeln Sie die Überprüfung eines Löschstopps, statt alles unbegrenzt aufzubewahren.

Merken Sie sich diese drei Punkte. Erstens: Nationale Aufbewahrungsfristen und Grenzen anwenden. Zweitens: Laufende Verfahren prüfen. Drittens: Erforderlichkeit und vorhandene Kopien überprüfen.

Nehmen Sie zur Anwendung das Verfahren Ihrer Organisation zur Hand oder überlegen Sie, wie Sie es aufbauen würden. Finden Sie einen Unterschied zwischen diesem Verfahren und dem gerade gelösten Fall. Schreiben Sie auf, welche Änderung Sie vorschlagen und welche Informationen Sie zur Begründung benötigen. Diese kurze Aufgabe können Sie auf dem Begleitblatt zum Video bearbeiten.

Das Lernziel dieser Einheit lautet: Aufbewahrungskriterien anwenden und Abschluss von Löschung unterscheiden. Sehen Sie sich bei Unsicherheit die erläuterte Antwort erneut an und bewahren Sie die Zusammenfassung als Unterstützung für spätere Entscheidungen auf.

Verknüpfen Sie Ihren Vorschlag auf dem Arbeitsblatt mit der nationalen Regel dieses Videos. Benennen Sie das zu ändernde Dokument oder Plattformfeld und die für die Freigabe zuständige Person. Handelt es sich um eine Empfehlung für die Praxis, erläutern Sie das zu verringernde Risiko. Liegt eine gesetzliche Pflicht vor, dokumentieren Sie ihre Quelle und ihren Anwendungsbereich.

Nationaler Rechtsrahmen: Loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive, in Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.