Quale documentazione preparare per il canale whistleblowing?

Documenti essenziali

• procedura interna e informativa accessibile
• nomina della persona o dell'ufficio gestore, oppure del soggetto esterno autonomo
• regole di ricezione, classificazione, istruttoria, escalation e chiusura
• misure di riservatezza, protezione dei dati e gestione dei conflitti
• informazioni sui canali esterni e sulle tutele contro le ritorsioni

Registro e conservazione

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell'esito finale, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e protezione dei dati.

Tracciabilità operativa

Il fascicolo deve permettere di ricostruire ricezione, avviso, assegnazione, verifiche, comunicazioni, decisioni ed esito senza esporre informazioni a persone non autorizzate.