I termini perentori nel whistleblowing : I 7 giorni per l'avviso e i 3 mesi per il riscontro

Il regime normativo dei termini nel D.Lgs. n. 24/2023

L'articolo 5, comma 1, del D.Lgs. 24/2023 recepisce nell'ordinamento italiano le cadenze temporali stabilite dalla Direttiva (UE) 2019/1937, trasformando la gestione delle informazioni confidenziali da attività discrezionale a procedimento amministrativo-aziendale rigorosamente scandito.

La norma prescrive specificamente che i soggetti del settore pubblico e del settore privato a cui è affidata la gestione del canale interno di segnalazione debbano :

• Rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione (art. 5, comma 1, lett. c) ;
• Mantenere un'interlocuzione attiva con la persona segnalante, richiedendo alla stessa, ove necessario, integrazioni e chiarimenti documentali (art. 5, comma 1, lett. d) ;
• Dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute, compiendo i necessari accertamenti istruttori (art. 5, comma 1, lett. e) ;
• Fornire un adeguato riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione (art. 5, comma 1, lett. f).

L'architettura temporale è costruita attorno a un legame sequenziale inscindibile : il rispetto dei sette giorni iniziale garantisce l'avvio della decorrenza del trimestre, mentre l'eventuale omissione dell'avviso di ricevimento non sospende il termine finale di novanta giorni, il quale comincia automaticamente a decorrere dall'ottavo giorno successivo alla presentazione.

Il computo giuridico dei termini : Giorni solari, festività e proroghe

Una delle questioni interpretative più dibattute nella prassi aziendale riguarda la natura dei giorni (lavorativi o solari) e l'individuazione del dies a quo e del dies ad quem. A differenza di ordinamenti esteri (come quello francese che menziona espressamente i « jours ouvrés »), il legislatore italiano ha utilizzato la locuzione generica di « sette giorni » e « tre mesi ».

In assenza di deroghe espresse nel testo del D.Lgs. 24/2023, trovano applicazione le regole generali sull'ordinamento civile e processuale :

Applicazione dell'articolo 2963 del Codice Civile

I termini fissati a giorni si calcolano secondo il calendario comune. Il giorno iniziale (dies a quo), ossia il giorno in cui la segnalazione è pervenuta alla piattaforma informatica o è stata acquisita dal gestore, non viene computato nel calcolo. Il termine scade con lo spirare dell'ultima ora del giorno finale.

Giorni solari continuativi e non lavorativi

I sette giorni previsti per l'avviso di ricevimento sono giorni solari continuativi. Rientrano nel computo i sabati, le domeniche e i giorni festivi infrasettimanali. L'azienda che riceve una segnalazione il venerdì pomeriggio non può attendere il secondo lunedì successivo ritenendo di disporre di sette giorni lavorativi : il termine spirerà inderogabilmente il venerdì successivo alle ore 24:00.

Scadenza in giorno festivo o di sabato

In applicazione del principio generale sancito dal penultimo comma dell'articolo 2963 c.c. e dall'articolo 155, comma 4, del Codice di Procedura Civile, qualora il giorno di scadenza sia festivo (domenica o festività nazionale), la scadenza è prorogata di diritto al primo giorno seguente non festivo. Per costante orientamento della giurisprudenza di legittimità, la proroga al primo giorno feriale si applica anche ai termini procedurali stragiudiziali la cui inosservanza comporti conseguenze decadenziali o sanzionatorie.

Calcolo del termine trimestrale a mesi ex nominatione dierum

Il termine di tre mesi per il riscontro finale si computa mese per mese, a prescindere dal numero effettivo di giorni che compongono i singoli mesi considerati. Ad esempio, una segnalazione ricevuta il 15 gennaio con avviso rilasciato il 18 gennaio vedrà scadere il termine trimestrale per il riscontro il 18 aprile alle ore 24:00. Se nel mese di scadenza manca il giorno corrispondente (ad esempio per una segnalazione riscontrata il 31 agosto con termine trimestrale al 30 novembre), il termine si compie con lo spirare dell'ultimo giorno del mese.

La prima scadenza : L'avviso di ricevimento entro 7 giorni

L'avviso di ricevimento non è una semplice ricevuta di trasmissione telematica, ma un atto formale con cui il gestore assume la responsabilità dell'istruttoria nei confronti del segnalante.

Requisiti di contenuto minimo dell'avviso a 7 giorni

Secondo le Linee Guida ANAC n. 311/2023, la comunicazione di avvenuta ricezione deve obbligatoriamente contenere :

• L'indicazione della data e dell'ora esatta di acquisizione della segnalazione nei sistemi dell'ente ;
• Il codice identificativo univoco (codice alfanumerico o token crittografico) associato al fascicolo, mediante il quale il segnalante potrà accedere allo stato di avanzamento ;
• L'espresso impegno all'osservanza del segreto e della riservatezza circa l'identità del segnalante e delle persone coinvolte, conformemente all'articolo 12 del decreto ;
• L'invito a conservare con cura le credenziali di accesso fornite dal sistema, specie nei casi di segnalazione confidenziale o anonima ;
• L'avviso della facoltà del gestore di richiedere chiarimenti o documenti integrativi e dell'onere per il segnalante di consultare periodicamente il canale ;
• L'indicazione dei canali e delle condizioni di legge per l'eventuale ricorso al canale esterno ANAC o alla divulgazione pubblica.

Segnalazioni trasmesse a soggetto non competente

L'articolo 5, comma 1, lettera a), del decreto disciplina l'ipotesi in cui la segnalazione sia presentata a un soggetto diverso da quello specificamente designato per la gestione del canale interno (ad esempio, al superiore gerarchico o all'amministratore delegato anziché all'ODV o alla piattaforma). In tale circostanza, chi riceve la segnalazione ha l'obbligo di trasmetterla entro sette giorni al gestore competente, dandone contestuale notizia alla persona segnalante.

Il ritardo o l'omessa trasmissione interna da parte del dirigente ricevente costituisce violazione autonoma sanzionabile dall'ANAC e può integrare gli estremi del reato di favoreggiamento o delitto di ostacolo alle comunicazioni.

La fase istruttoria nei 3 mesi : Diligenza, poteri e garanzie

I tre mesi concessi al gestore del canale costituiscono l'intervallo operativo per condurre una diligente verifica preliminare e un'approfondita istruttoria sui fatti denunciati.

Esame preliminare di ammissibilità (giorni 1 - 20)

Nei primi venti giorni dalla ricezione, il gestore deve accertare la sussistenza dei presupposti di legge :

• Legittimazione soggettiva : Verifica che l'autore della segnalazione rientri tra i soggetti tutelati dall'articolo 3 del decreto (dipendenti, collaboratori, amministratori, candidati, fornitori) ;
• Rilevanza oggettiva : Accertamento che i fatti denunciati integrino violazioni di normative europee o nazionali protette ovvero violazioni del Modello 231, e che non attengano a rivendicazioni di carattere strettamente personale o contrattuale ;
• Specificità e consistenza : Presenza di elementi fattuali circostanziati, idonei a consentire un'indagine autonoma senza richiedere indagini esplorative generiche.

Se la segnalazione risulta manifestamente infondata, generica o esorbitante la materia tutelata, il gestore può archiviare il fascicolo, motivando puntualmente le ragioni del rigetto all'interno del riscontro inviato al segnalante.

Acquisizione probatoria, perizie informatiche e audizioni (giorni 21 - 60)

Nel corso delle indagini interne, il gestore deve raccogliere elementi probatori certi senza violare le libertà fondamentali dei dipendenti :

• Esaminare documenti aziendali, registri contabili, fatture elettroniche, corrispondenza istituzionale e report operativi ;
• Acquisire dati telematici e copie forensi di caselle di posta elettronica aziendale nel rigoroso rispetto dei limiti dell'articolo 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) e delle linee guida del Garante per la protezione dei dati personali, evitando accessi massivi e indiscriminati ai messaggi privati del personale ;
• Garantire la catena di custodia informatica secondo lo standard internazionale ISO/IEC 27037, applicando marche temporali e funzioni hash SHA-256 a ogni documento digitale estratto per impedirne la contestazione in sede giudiziaria ;
• Sentire persone informate sui fatti (testimoni) con redazione di apposito verbale di audizione sottoscritto, oscurando l'identità del segnalante originario ;
• Avvalersi della consulenza tecnica di uffici interni specializzati (Internal Audit, IT, Risk Management) ovvero di professionisti esterni assoggettati a formale patto di riservatezza e nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 RGPD ;
• Richiedere chiarimenti supplementari al segnalante mediante la messaggistica bidirezionale crittografata della piattaforma.

Il contraddittorio con la persona segnalata e l'art. 12 del decreto (giorni 61 - 80)

Uno dei doveri più delicati dell'istruttoria consiste nel garantire i diritti di difesa della persona coinvolta (il soggetto a cui è attribuita la violazione). L'articolo 12, comma 5, del D.Lgs. 24/2023 sancisce che la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, deve essere sentita anche mediante procedimento cartolare attraverso l'acquisizione di osservazioni scritte e memorie difensive.

Tuttavia, l'informativa alla persona coinvolta non deve essere fornita all'inizio delle indagini qualora vi sia il fondato rischio di inquinamento delle prove o di cancellazione di dati informatici : il gestore provvederà a informare l'interessato nel momento in cui ciò non rechi pregiudizio all'accertamento dei fatti, garantendo in ogni caso l'assoluto anonimato del denunciante.

La chiusura del procedimento : Il riscontro motivato entro 3 mesi

Entro novanta giorni dall'avviso di ricevimento, il gestore del canale deve formalizzare la conclusione dell'istruttoria e comunicare al segnalante il riscontro definitivo sulle misure intraprese o programmate.

Tipologie di esito comunicabili al segnalante

Il riscontro motivato non deve necessariamente coincidere con la chiusura definitiva del giudizio disciplinare o penale, ma deve attestare la decisione formale assunta dall'ente all'esito delle verifiche interne :

• Archiviazione motivata : Constatazione dell'infondatezza dei fatti denunciati, dell'assenza di prove sufficienti o della prescrizione delle violazioni, con esposizione delle ragioni tecnico-giuridiche della decisione ;
• Avvio di procedimento disciplinare interno : Comunicazione dell'avvenuta trasmissione del fascicolo istruttorio (privo delle generalità del segnalante) all'Ufficio Procedimenti Disciplinari (UPD) per la contestazione degli addebiti ;
• Adozione di misure organizzative correttive : Modifica dei protocolli aziendali, revisione delle procure, avvicendamento nei ruoli operativi, audit straordinario sui fornitori o aggiornamento del Modello 231 ;
• Inoltro alle autorità competenti : Trasmissione degli atti alla Procura della Repubblica per i profili di reato procedibili d'ufficio (ex art. 331 c.p.p. per i pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio) ovvero alla Procura Generale della Corte dei Conti per ipotesi di danno erariale.

Riscontro provvisorio o interlocutorio : Ammissibilità e limiti

Nel caso in cui le indagini risultino oggettivamente complesse e non possano essere completate entro novanta giorni (ad esempio per necessità di perizie contabili forensi esterne o rogatorie internazionali), il gestore non può rimanere silente. Prima dello spirare del trimestre, egli deve trasmettere una « nota interlocutoria motivata », spiegando lo stato di avanzamento delle verifiche, le ragioni del ritardo e fissando un nuovo termine ragionevole per l'esito definitivo.

L'assenza di qualsiasi comunicazione scritta entro i tre mesi equivale a rifiuto di riscontro ed espone l'azienda alle sanzioni dell'ANAC e alla segnalazione esterna immediata.

Coordinamento tra indagini di whistleblowing e procedimento disciplinare ex art. 7 Statuto Lavoratori

Nelle imprese private, una delle sfide operative più ardue è rappresentata dall'articolazione tra i tempi dell'istruttoria di whistleblowing (3 mesi) e il principio di tempestività della contestazione disciplinare sancito dall'articolo 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300, e dalla contrattazione collettiva.

Secondo la consolidata giurisprudenza della Corte di Cassazione (Sezione Lavoro) :

• Il principio di tempestività della contestazione dell'addebito non impone al datore di lavoro di agire immediatamente al primo sospetto o alla mera ricezione di una notizia confidenziale ;
• Il termine per la contestazione disciplinare decorre dal momento in cui l'azienda ha acquisito la piena, certa e documentata consapevolezza della gravità dei fatti e della riferibilità degli stessi a un determinato dipendente ;
• L'attività istruttoria svolta con diligenza dal gestore del canale di whistleblowing è considerata pienamente legittima e non vulnera il principio di immediatezza, purché le indagini non abbiano subito ingiustificati tempi morti o dilazioni artificiose.

Una volta redatta la relazione istruttoria finale, il gestore la trasmette alla direzione aziendale o all'UPD, garantendo la segretezza dell'identità del segnalante ex art. 12 del decreto. Da quel momento, l'azienda deve avviare senza indugio la formale contestazione degli addebiti al lavoratore ai sensi dell'art. 7 della Legge 300/1970, concedendo il termine di cinque giorni (o il termine maggiore del CCNL) per le difese dell'incolpato.

Conseguenze del mancato rispetto dei termini : Canale esterno ANAC e sanzioni pecuniarie

Il superamento ingiustificato dei 7 giorni o dei 3 mesi produce effetti distruttivi per l'ente datore di lavoro sotto due profili distinti :

Legittimazione automatica alla segnalazione esterna ad ANAC

L'articolo 6, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 24/2023 stabilisce espressamente che la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna all'Autorità Nazionale Anticorruzione quando :

Con l'intervento di ANAC, l'azienda perde il controllo interno sulla gestione della controversia. L'Autorità anticorruzione può trasmettere gli atti alla Procura della Repubblica, alla Guardia di Finanza, all'Ispettorato del Lavoro o agli organismi di vigilanza settoriale (Banca d'Italia, Consob, IVASS), avviando indagini ispettive pubbliche ad altissimo rischio reputazionale.

Sanzioni amministrative pecuniarie comminate da ANAC

Ai sensi dell'articolo 21, comma 1, lettera b), del decreto, l'ANAC applica una sanzione amministrativa pecuniaria da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi della segnalazione ricevuta o che non sono stati rispettati i termini stabiliti dalla legge. La sanzione è imputata direttamente alla persona fisica del gestore o all'organo amministrativo collegiale responsabile dell'omissione.

Schema comparativo delle scadenze e delle azioni da compiere

La tabella seguente illustra il cronoprogramma vincolante per la corretta gestione del fascicolo di segnalazione :

Check-list operativa per il rispetto dei termini

I gestori dei canali interni, gli Organismi di Vigilanza e i Compliance Officer devono accertarsi che il protocollo aziendale contempli le seguenti funzionalità organizzative e tecniche :

• Automazione delle scadenze : Configurare la piattaforma in modo da generare alert automatici a J+3 e J+5 per l'avviso di ricevimento, nonché a J+60 e J+75 per la chiusura dell'istruttoria trimestrale ;
• Registro dei log di notifica : Mantenere una traccia crittografata con marcatura temporale e certificazione dell'avvenuta consegna dell'avviso al segnalante ;
• Protocollo per ferie e assenze : Designare formalmente un sostituto del gestore per assicurare la continuità operativa durante i periodi di chiusura aziendale estiva e natalizia ;
• Modelli standardizzati di riscontro : Predisporre format giuridici predefiniti di archiviazione, di avvio procedimento e di proroga istruttoria complessa verificati dall'Ufficio Legale ;
• Canale bidirezionale permanente : Garantire che il sistema consenta al segnalante di accedere al fascicolo anche dopo l'invio del riscontro finale per consentire eventuali controdeduzioni.

Domande frequenti (FAQ)