Das italienische Legislativdekret vom 10. März 2023, Nr. 24, das am 15. Juli 2023 für größere Einheiten und am 17. Dezember 2023 für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten in Kraft getreten ist, hat das Recht des Hinweisgeberschutzes in der italienischen Rechtsordnung grundlegend reformiert. Die gesetzliche Verpflichtung zur Errichtung eines internen Hinweisgeberkanals hängt nicht ausschließlich von der Mitarbeiterzahl ab : Neben dem Erreichen eines Jahresdurchschnitts von mindestens 50 unselbstständigen Arbeitnehmern führt die Einführung eines Organisations-, Leitungs- und Kontrollmodells nach dem Gesetzesvertretenden Dekret Nr. 231/2001 (unabhängig von der Belegschaftsstärke) sowie die geschäftliche Tätigkeit in europarechtlich regulierten Finanz-, Kredit-, Geldwäschepräventions- oder Transportsektoren zur unmittelbaren Geltung der Pflicht. Im öffentlichen Sektor sind alle staatlichen Ministerien, Regionen, Provinzen, Gemeinden, Sanitätsbetriebe und staatlich kontrollierten Gesellschaften zur Einrichtung verpflichtet. Für das Gebiet der Autonomen Provinz Bozen – Südtirol begründet das Autonomiestatut (D.P.R. 670/1972) zudem eine zwingende Zweisprachigkeitspflicht (Deutsch und Italienisch). Die unterlassene Einrichtung oder fehlerhafte Verwaltung des Kanals wird von der Nationalen Antikorruptionsbehörde (ANAC) mit Geldbußen zwischen 10.000 und 50.000 Euro geahndet.
Der normative Rahmen des Legislativdekrets Nr. 24/2023 in Italien
Mit der Verabschiedung des Legislativdekrets Nr. 24/2023 hat der italienische Gesetzgeber die bisherigen fragmentierten Regelungen im nationalen Recht aufgehoben. Die früheren Vorschriften des Art. 54-bis des Dekrets Nr. 165/2001 für den öffentlichen Dienst sowie des Art. 6 Absätze 2-ter und 2-quater des Dekrets Nr. 231/2001 für den privaten Sektor wurden formell außer Kraft gesetzt und durch einen einheitlichen Kodex ersetzt.
Das Gesetz dient der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 und verfolgt das Ziel, Personen zu schützen, die im beruflichen Kontext erlangte Kenntnisse über Verstöße gegen das Unionsrecht oder schwere nationale Rechtsbrüche melden. Dabei überwindet das Dekret die traditionelle Grenzziehung zwischen unselbstständigen Stammmitarbeitern und externen Kräften : Der Kreis der geschützten Hinweisgeber umfasst ausdrücklich auch Leiharbeitnehmer, freie Mitarbeiter, Selbstständige, Praktikanten, Aktionäre, Mitglieder von Verwaltungs- und Kontrollorganen sowie Stellenbewerber in der vorvertraglichen Phase und ehemalige Mitarbeiter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Zur Durchsetzung dieses umfassenden Schutzes hat der Gesetzgeber präzise Kriterien dafür formuliert, welche öffentlichen und privaten Einrichtungen zwingend einen sicheren internen Meldekanal bereitstellen müssen.
Der private Sektor : Drei eigenständige und voneinander unabhängige Verpflichtungstatbestände
Im privaten Wirtschaftsverkehr legt Art. 2 Abs. 1 Buchstabe b des Dekrets 24/2023 fest, dass private juristische Personen und Arbeitgeber zur Errichtung eines internen Hinweisgeberkanals verpflichtet sind, wenn mindestens eines der folgenden drei Merkmale erfüllt ist :
Das Schwellenwertkriterium : Mindestens 50 unselbstständige Beschäftigte im Jahresdurchschnitt
Verpflichtet sind sämtliche Arbeitgeber des privaten Sektors, die im vorangegangenen Kalenderjahr durchschnittlich mindestens fünfzig unselbstständige Arbeitnehmer (Lavoratori subordinati) mit unbefristeten oder befristeten Verträgen beschäftigt haben. Da der Stichtag an das jeweils vorangegangene Kalenderjahr anknüpft, sind die Unternehmensleitungen verpflichtet, die Personalstärke jährlich neu zu prüfen, um das Fortbestehen oder den erstmaligen Eintritt der Verpflichtung festzustellen.
Das Organisationskriterium : Träger eines Modells nach Dekret 231/2001
Unternehmen, die ein Organisations-, Leitungs- und Kontrollmodell nach dem Gesetzesvertretenden Dekret vom 8. Juni 2001, Nr. 231 (Modello 231), beschlossen und eingeführt haben, sind unabhängig von der Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer zur Einrichtung eines internen Meldekanals verpflichtet. Dies bedeutet, dass auch ein handwerklicher Zulieferer oder eine Dienstleistungsgesellschaft mit lediglich 10 oder 20 Beschäftigten, die zur Absicherung gegen Verbandsstrafen ein Modell 231 nutzt, zwingend einen Hinweisgeberkanal betreiben muss.
Für diese Gruppe unter 50 Beschäftigten besteht allerdings eine sachliche Besonderheit : Nach Art. 3 Abs. 2 Buchstabe b beschränkt sich der zulässige Gegenstand der internen Meldungen auf rechtswidrige Handlungen im Sinne des Dekrets 231/2001 oder auf Verstöße gegen die konkreten Verhaltensrichtlinien des internen Modells. Das EU-Recht im weiteren Sinne ist in diesen Betrieben unter 50 Mitarbeitern nicht Gegenstand des internen Kanals, es sei denn, die Gesellschaft fällt unter das dritte Kriterium.
Das Sektorenkriterium : Unionsrechtlich regulierte Tätigkeitsfelder
Rechtsträger, deren Geschäftsgegenstand in den Anwendungsbereich der in Teil I.B und Teil II des Anhangs zum Dekret 24/2023 aufgeführten EU-Rechtsakte fällt, unterliegen der Einrichtungsverpflichtung unabhängig von der Belegschaftsstärke und unabhängig vom Vorhandensein eines Modells 231. Dies umfasst namentlich :
- Kreditinstitute, Geschäftsbanken, Sparkassen und Raiffeisenkassen nach dem Bankenwesengesetz (Testo Unico Bancario - TUB) ;
- Wertpapierhandelsunternehmen (SIM), Vermögensverwaltungsgesellschaften (SGR), OGAW, SICAV und Wertpapierfirmen unter der Aufsicht von Banca d'Italia und Consob ;
- Versicherungsgesellschaften, Rückversicherer und Versicherungsmakler nach dem Privatversicherungsgesetzbuch (Codice delle Assicurazioni Private) ;
- Verpflichtete der Geldwäschebekämpfung (AML) nach dem Gesetzesvertretenden Dekret Nr. 231/2007, einschließlich Treuhandgesellschaften, Zahlungsinstitute und gewerbliche Krypto-Dienstleister ;
- Unternehmen der zivilen Luftfahrt, Eisenbahninfrastrukturunternehmen, Schifffahrtsgesellschaften und Häfen, die strengen europäischen Sicherheitsinspektionen unterliegen ;
- Betreiber von Offshore-Erdöl- und Erdgasförderanlagen sowie Betriebe, die unter die Seveso-III-Richtlinie über die Beherrschung der Gefahren schwerer Unfälle mit gefährlichen Stoffen fallen.
Ein unabhängiges Wertpapierberatungsunternehmen oder eine Krypto-Handelsplattform mit nur zwei angestellten Mitarbeitern muss somit zwingend denselben vollwertigen, verschlüsselten Meldekanal bereitstellen wie ein multinationaler Konzern.
Berechnungsmethode der 50-Mitarbeiter-Schwelle nach Art. 27 des Dekrets 81/2015 (Jobs Act)
Die ordnungsgemäße Berechnung des Beschäftigtendurchschnitts ist von eminenter Bedeutung, da fehlerhafte Berechnungen Bußgelder der ANAC nach sich ziehen können. Weder das Dekret 24/2023 noch die EU-Richtlinie enthalten eine eigene Begriffsbestimmung des Arbeitnehmers. Die ANAC hat in Abstimmung mit dem italienischen Arbeitsministerium in Ziffer 2.3 der Leitlinien Nr. 311/2023 klargestellt, dass die Ermittlung nach den allgemeinen Grundsätzen des Art. 27 des Gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 81/2015 (Jobs Act) vorzunehmen ist :
Vollzeitbeschäftigte mit unbefristetem Vertrag
Arbeitnehmer mit unbefristetem Vollzeitarbeitsvertrag werden während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses im Bezugsjahr als jeweils eine volle Einheit (1,0) gezählt.
Teilzeitbeschäftigte (Contratto a tempo parziale)
Gemäß Art. 9 des Dekrets 81/2015 werden Teilzeitbeschäftigte im Verhältnis der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit zur normalen tariflichen Vollzeitarbeitszeit angerechnet. Ein Mitarbeiter mit einer 20-Stunden-Woche bei einer im nationalen Kollektivvertrag (CCNL) vorgesehenen 40-Stunden-Woche fließt mit 0,5 Einheiten in den Jahresdurchschnitt ein. Bei schwankender Arbeitszeit wird das arithmetische Mittel der im Kalenderjahr geleisteten Arbeitsstunden herangezogen.
Befristet Beschäftigte (Lavoratori a termine)
Arbeitnehmer mit befristetem Vertrag werden nach der Gesamtzahl der im vorangegangenen Kalenderjahr tatsächlich abgeleisteten Arbeitsmonate berücksichtigt. Kalendermonate mit mindestens 16 Tagen tatsächlicher Vertragsdauer werden als voller Monat gerechnet, während Zeiträume unter 16 Tagen unberücksichtigt bleiben. Die Summe aller Arbeitsmonate aller befristeten Arbeitnehmer wird sodann durch 12 geteilt.
Saisonkräfte und Abrufarbeitsverhältnisse (Lavoro intermittente)
Arbeitskräfte mit Abrufvertrag (Lavoro a chiamata) nach den Artikeln 13 bis 18 des Dekrets 81/2015 werden anteilig auf der Grundlage der in den einzelnen Kalenderhalbjahren tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden erfasst. Für Saisonbetriebe im Gastgewerbe oder in der Landwirtschaft Südtirols bedeutet dies, dass die saisonal Beschäftigten anteilig über das Gesamtjahr gestreckt werden.
Nicht anrechenbare Personengruppen
Bei der Ermittlung der 50-Personen-Schwelle werden folgende Kategorien ausdrücklich nicht mitgezählt :
- Leiharbeitnehmer (Lavoratori somministrati), da diese arbeitsrechtlich ausschließlich im Personalbestand des verleihenden Zeitarbeitsunternehmens verbucht werden ;
- Auszubildende (Apprendisti), sofern das Kollektivvertragsrecht keine abweichende Sonderanrechnung vorschreibt ;
- Praktikanten und Volontäre in universitären oder regionalen Ausbildungsprojekten ;
- Freie Mitarbeiter mit Koordinierungsvertrag (Co.Co.Co.) sowie selbstständige Auftragnehmer nach Art. 2222 des italienischen Zivilgesetzbuches ;
- Verwaltungsratsmitglieder und Geschäftsführer, die kein gesondertes unselbstständiges Arbeitsverhältnis zur Gesellschaft unterhalten.
Es ist jedoch von zentraler Bedeutung, dass alle vorgenannten Personen, obgleich sie bei der Berechnung der formalen Schwelle unberücksichtigt bleiben, den vollen Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen genießen und zur Meldung berechtigt sind, sobald die Organisation zur Einrichtung verpflichtet ist.
Der öffentliche Sektor in Italien
Im öffentlichen Bereich kennt die italienische Gesetzgebung keine Freistellungen für kleine Einheiten, wie sie in anderen europäischen Staaten vorkommen. Nach Art. 2 Abs. 1 Buchstabe a des Dekrets 24/2023 gelten als verpflichtete öffentliche Einrichtungen :
- Sämtliche staatliche Ministerien, nachgeordnete Ämter, Regierungspräfekturen und Polizeibehörden ;
- Die Regionen und die Autonomen Provinzen Bozen und Trient ;
- Sämtliche Provinzen, Metropolitanstädte und Gemeinden (Comuni) ohne Mindesteinwohnerzahl ;
- Öffentliche Körperschaften, Universitäten, Forschungseinrichtungen und Schulverwaltungen ;
- Öffentliche Sanitätsbetriebe (ASL), Landeskrankenhäuser und Universitätskliniken ;
- Öffentlich beherrschte Gesellschaften (Società in controllo pubblico) nach Art. 2 Abs. 1 Buchstabe m des Dekrets Nr. 175/2016 sowie betriebliche Eigengesellschaften (In-House-Gesellschaften).
Gemeinsame Verwaltung bei Gemeinden unter 10.000 Einwohnern
Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern sind zwar zur Einführung eines Kanals verpflichtet, dürfen jedoch die technische Plattform und die Prüfung der eingehenden Meldungen mit anderen Gemeinden teilen. Dies erfolgt in der Praxis häufig über Verwaltungskonventionen oder im Rahmen von Bezirksgemeinschaften. Die rechtliche Verantwortung für den Schutz des Meldenden verbleibt jedoch bei der jeweiligen Ortsgemeinde.
Verfassungsrechtliche Besonderheiten in Südtirol : Die Zweisprachigkeitspflicht
Für Körperschaften und Unternehmen im Gebiet der Autonomen Provinz Bozen – Südtirol gelten vorrangige verfassungsrechtliche Grundsätze. Das Autonomiestatut für Trentino-Südtirol (Dekret des Präsidenten der Republik vom 31. August 1972, Nr. 670) verankert in den Artikeln 99 und 100 die vollständige Gleichstellung der deutschen und der italienischen Sprache im öffentlichen Leben.
Zwingende Vorgaben für Behörden und öffentliche Dienste
Für die Südtiroler Landesverwaltung, die 116 Südtiroler Gemeinden, die Bezirksgemeinschaften, den Südtiroler Sanitätsbetrieb (SABES) sowie alle Betreiber öffentlicher Dienste gilt uneingeschränkt :
- Vollständige Zweisprachigkeit der Plattform : Der Meldekanal muss sowohl in deutscher als auch in italienischer Sprache mit sämtlichen Formularen, Datenschutzerklärungen und Hinweistexten spiegelbildlich bereitgestellt werden ;
- Freies Sprachwahlrecht des Hinweisgebers : Jeder Bürger, Bedienstete oder Vertragspartner hat das verbriefte Recht, seine Meldung wahlweise in deutscher oder italienischer Sprache einzureichen ;
- Sprachidentität bei Rückmeldung und Untersuchung : Die gesetzliche Eingangsbestätigung (innerhalb von 7 Tagen) sowie die begründete Abschlussrückmeldung (innerhalb von 3 Monaten) müssen zwingend in jener Sprache verfasst werden, in der die Meldung eingegangen ist ;
- Sprachnachweis des Untersuchungspersonals : Das mit der Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen betraute Personal muss über den vorgeschriebenen Zweisprachigkeitsnachweis (ehemals Patent A/B bzw. C1/B2) verfügen, um eine rechtssichere Aufklärung in beiden Landessprachen ohne Verzögerungen durch externe Übersetzungen zu gewährleisten.
Bedeutung für die Privatwirtschaft in Südtirol
Auch privaten Unternehmen mit Sitz in Südtirol wird dringend empfohlen, ihren Meldekanal zweisprachig auszugestalten. Zwar bindet das Autonomiestatut primär den öffentlichen Sektor, jedoch schützt Art. 4 des Dekrets 24/2023 den barrierefreien Zugang zum Kanal. Stellt ein Arbeitgeber in einem vorwiegend deutschsprachigen Arbeitsumfeld lediglich eine rein italienische Software bereit, könnte dies vor dem Arbeitsgericht Bozen als unzulässige Erschwerung der Meldung gewertet werden. Dies könnte die betroffenen Mitarbeiter dazu berechtigen, den internen Kanal als ungeeignet zu übergehen und direkt die ANAC über den externen Kanal einzuschalten.
Das Modell 231 und das Überwachungsorgan (Organismo di Vigilanza)
In Unternehmen mit einem Modell 231 stellt sich regelmäßig die Frage nach der Zuständigkeit für die Führung des Hinweisgeberkanals. Nach Art. 4 Abs. 2 des Dekrets 24/2023 kann die Leitung des internen Kanals dem Überwachungsorgan (Organismo di Vigilanza - OdV) anvertraut werden, sofern dieses die gesetzlichen Kriterien der Autonomie, Unabhängigkeit und spezifischen Fachkunde erfüllt.
Interessenkonflikte und getrennte Meldewege
Die Einbindung des OdV birgt jedoch operative Risiken, die in der internen Verfahrensrichtlinie geregelt werden müssen :
- Meldungen gegen das OdV selbst : Richtet sich ein Hinweis gegen ein Mitglied des Überwachungsorgans oder gegen das Organ als Gesamtheit, darf die Untersuchung nicht vom OdV geführt werden. Die Verfahrensordnung muss einen alternativen Adressaten (wie den Leiter der Rechtsabteilung, den Rechnungsprüfungsausschuss oder einen externen Vertrauensanwalt) bestimmen ;
- Meldungen gegen geschäftsführende Verwaltungsräte : Betrifft die Meldung das leitende Organ, muss das OdV in der Lage sein, eigenständig und ohne Weisungsgebundenheit Untersuchungen durchzuführen ;
- Verzahnung von 231-Sanktionen und Arbeitsrecht : Bestätigt sich ein Vorwurf im Modell 231, muss das OdV den Disziplinarausschuss informieren, wobei die Identität des Meldenden nach Art. 12 absolut geheim zu halten ist.
Pflicht zur vorherigen Gewerkschaftsanhörung (Art. 4, comma 1)
Ein zentraler Verfahrensschritt, der in der Praxis häufig versäumt wird, ist die zwingende vorherige Konsultation der Gewerkschaften. Gemäß Art. 4 Abs. 1 des Dekrets 24/2023 darf der Meldekanal erst nach Anhörung der betrieblichen Gewerkschaftsvertretungen (RSA oder RSU) in Betrieb genommen werden. Fehlen solche Gremien im Betrieb, ist die Konsultation mit den auf territorialer Ebene repräsentativsten Gewerkschaftsorganisationen durchzuführen.
Die Konsultation erfordert die Übermittlung des Richtlinienentwurfs, der technischen Systemspezifikationen sowie der Datenschutzmaßnahmen. Über das Gespräch ist ein formelles Verhandlungsprotokoll (Verbale di consultazione) zu erstellen. Das Unterlassen der Anhörung führt zur formellen Fehlerhaftigkeit des Meldesystems und kann als gewerkschaftsfeindliches Verhalten nach Art. 28 des Arbeitnehmerstatuts (Legge 300/1970) gerichtlich angegriffen werden.
Sanktionen der ANAC bei Verstößen (Art. 21)
Die Nationale Antikorruptionsbehörde (ANAC) verfügt über direkte Ermittlungs- und Sanktionsbefugnisse im gesamten Staatsgebiet. Gemäß Art. 21 des Dekrets 24/2023 verhängt die ANAC folgende Verwaltungsstrafen :
- 000 bis 50.000 Euro : Bei Feststellung von Repressalien, Kündigungen, Diskriminierungen oder Benachteiligungen gegen einen Hinweisgeber ;
- 000 bis 50.000 Euro : Wegen vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung des Vertraulichkeitsgebots der Identität des Meldenden ;
- 000 bis 50.000 Euro : Bei unterlassener Einrichtung der gesetzlich vorgeschriebenen internen Meldekanäle oder Nichteinhaltung der Anforderungen des Art. 4 ;
- 000 bis 50.000 Euro : Bei unterlassener Durchführung der vorgeschriebenen Sachverhaltsaufklärung oder Nichtbeachtung der Rückmeldefristen ;
- 500 bis 2.500 Euro : Gegen den Meldenden bei erwiesener vorsätzlicher Verleumdung (Calunnia) oder übler Nachrede (Diffamazione).
Übersichtstabelle : Verpflichtungsmatrix für Unternehmen in Italien
Die nachstehende Tabelle stellt die verschiedenen Unternehmenskonstellationen und die jeweiligen rechtlichen Pflichten gegenüber :
| Unternehmenskategorie | Mitarbeiterzahl | Modell 231 vorhanden? | Regulierter Sektor? | Meldekanal Pflicht? | Materieller Meldebereich |
|---|---|---|---|---|---|
| Standardunternehmen | Unter 50 | Nein | Nein | Nein (Freigestellt) | Kein interner Kanal erforderlich |
| Standardunternehmen | 50 oder mehr | Nein | Nein | Ja (Zwingend) | Unionsrecht und nationale Rechtsbrüche |
| Mittelstand mit Modell 231 | Unter 50 | Ja | Nein | Ja (Zwingend) | Nur Verstöße gegen Modell 231 und D.Lgs. 231 |
| Unternehmen mit Modell 231 | 50 oder mehr | Ja | Nein | Ja (Zwingend) | Vollumfänglich (EU-Recht, nationale Delikte, 231) |
| Finanzdienstleister / Bank | Jede Größe (auch 1+) | Beliebig | Ja | Ja (Zwingend) | Sektorales Aufsichtsrecht und Unionsrecht |
| Öffentliche Verwaltung | Jede Größe | Entfällt | Entfällt | Ja (Zwingend) | Sämtliche Verwaltungs- und Korruptionsdelikte |
| Sanitätsbetrieb SABES Südtirol | Jede Größe | Entfällt | Entfällt | Ja (Zweisprachig) | Vollumfänglich in deutscher und italienischer Sprache |
Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur rechtskonformen Einführung
Zur Vermeidung von Bußgeldern der ANAC und arbeitsrechtlichen Streitigkeiten sollten Unternehmen und Verwaltungen folgende Schritte sequentiell vollziehen :
- Schritt 1 : Präzise Mitarbeiterzählung : Exakte Bestimmung des Jahresdurchschnitts nach Art. 27 des Dekrets 81/2015 unter genauer Berechnung von Teilzeit- und Befristungsquoten ;
- Schritt 2 : Bestimmung des materiellen Umfangs : Abgrenzung, ob Meldungen nur das Modell 231 oder auch das gesamte Unionsrecht abdecken müssen ;
- Schritt 3 : Auswahl einer zertifizierten Softwareplattform : Einführung eines Systems mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Wege-Kommunikation und Serverstandort im EWR ;
- Schritt 4 : Einleitung der Gewerkschaftskonsultation : Rechtzeitige Übermittlung der Dokumente an RSA/RSU und Unterzeichnung des Konsultationsprotokolls ;
- Schritt 5 : Datenschutzrechtliche Absicherung : Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO und Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses ;
- Schritt 6 : Veröffentlichung und Schulung : Bereitstellung klarer Informationen auf der Unternehmenswebsite und Schulung der designierten Fallbearbeiter.
Beweislastumkehr und zivilrechtlicher Kündigungsschutz (Art. 17 und 19)
Ein herausragendes Merkmal des italienischen Whistleblowing-Rechts ist die in Art. 17 Abs. 2 des Dekrets 24/2023 verankerte gesetzliche Vermutung zugunsten des Hinweisgebers. Erleidet ein Arbeitnehmer nach Einreichung einer formgerechten Meldung eine nachteilige Maßnahme – etwa eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung, eine Versetzung an einen abgelegenen Standort, eine Herabstufung von Aufgaben oder den Entzug von Boni –, greift vor dem Arbeitsgericht eine zwingende Umkehr der Beweislast.
Es wird gesetzlich vermutet, dass die Maßnahme eine verbotene Repressalie darstellt. Es obliegt vollumfänglich dem Arbeitgeber zu beweisen, dass die getroffene Maßnahme ausschließlich auf sachlichen, betrieblichen oder disziplinarischen Gründen beruht, die in keinerlei Zusammenhang mit der Meldung stehen. Gelingt dieser strenge Entlastungsbeweis nicht, erklärt der Richter die Kündigung für absolut nichtig und ordnet nach Art. 18 des Arbeitnehmerstatuts die Wiedereinstellung am Arbeitsplatz sowie den vollständigen Ersatz des entgangenen Gehalts samt Sozialversicherungsbeiträgen an.
Datenschutzrechtliche Vorgaben der italienischen Aufsichtsbehörde (Garante Privacy)
Die Einrichtung des internen Meldekanals darf nicht isoliert von den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des italienischen Datenschutzkodex (D.Lgs. 196/2003 novelliert durch D.Lgs. 101/2018) betrachtet werden. Die italienische Datenschutzbehörde (Garante per la protezione dei dati personali) hat im Beschluss Nr. 471/2023 unmissverständliche Leitplanken formuliert :
- Zwingende Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) : Die Verarbeitung von Meldungen über Straftaten oder schwere Verfehlungen begründet regelmäßig ein hohes Risiko für die Betroffenen, weshalb vor Inbetriebnahme des Kanals eine förmliche DSFA nach Art. 35 DSGVO durchgeführt werden muss ;
- Verbot des Mitarbeiter-Monitorings : Der Zugriff auf den Meldekanal darf nicht über Verbindungsdaten oder IP-Protokolle des internen Firmennetzwerks überwacht werden, da dies gegen das Fernüberwachungsverbot des Art. 4 des Arbeitnehmerstatuts verstößt ;
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO : Wird eine Cloud-Software für das Hinweisgebersystem eingesetzt, muss der Softwareanbieter zwingend als Auftragsverarbeiter verpflichtet werden, wobei Speicherorte außerhalb der EU ohne Angemessenheitsbeschluss unzulässig sind ;
- Einschränkung der Betroffenenrechte : Die gemeldete Person darf ihre Auskunftsrechte nach Art. 15 DSGVO nicht dazu missbrauchen, die Identität des Hinweisgebers aufzudecken. Art. 2-undecies des italienischen Datenschutzkodex schränkt diese Rechte zum Schutz der Vertraulichkeit ausdrücklich ein.
Besondere Fallstricke für Unternehmen aus dem DACH-Raum in Italien
Muttergesellschaften aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz, die Tochtergesellschaften in Italien oder Südtirol führen, unterliegen häufig typischen Fehlannahmen bezüglich des italienischen Rechtsrahmens :
- Zentralisierte Konzern-Hotlines genügen nicht : Viele Konzerne versuchen, Meldungen italienischer Tochtergesellschaften ausschließlich über eine zentrale Stelle in München, Frankfurt, Zürich oder Wien abzuwickeln. Sowohl die Europäische Kommission als auch die ANAC haben klargestellt, dass jede rechtlich eigenständige Gesellschaft mit mindestens 50 Beschäftigten in Italien über eine eigene, eigenverantwortlich geführte Meldestelle verfügen muss ;
- Missachtung des Modells 231 : Selbst wenn eine italienische Tochtergesellschaft nur 25 Mitarbeiter zählt, begründet das Vorhandensein eines Modells 231 die volle Meldestellenpflicht. Diese Besonderheit existiert im deutschen HinSchG oder im österreichischen HSchG nicht ;
- Vergessen der Gewerkschaftskonsultation : In Italien ist die vorherige Einbindung der RSA/RSU nach Art. 4 Abs. 1 eine gesetzliche Wirksamkeitsvoraussetzung. Das einseitige Ausrollen von Konzernrichtlinien ohne Anhörung der italienischen Gewerkschaftsvertreter stellt eine strafbewehrte Rechtsverletzung dar.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Zählen freie Mitarbeiter mit Partita IVA bei den 50 Mitarbeitern mit ?
Nein. Selbstständige mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Partita IVA), Handelsvertreter und externe Berater fließen nicht in die Berechnung der 50-Personen-Schwelle nach Art. 27 des Dekrets 81/2015 ein. Sie sind jedoch meldeberechtigt und genießen vollen Kündigungsschutz.
Muss ein Südtiroler Hotelbetrieb mit 60 Mitarbeitern in der Hochsaison einen Kanal haben ?
Maßgebend ist der Jahresdurchschnitt des vorangegangenen Kalenderjahres. Werden im Jahresmittel unter Einrechnung der Saisonkräfte nach geleisteten Tagen mindestens 50 Einheiten erreicht, greift die Verpflichtung uneingeschränkt.
Darf ein Unternehmen mit Modell 231 den Meldekanal rein intern auf Papier führen ?
Nein. Das Gesetz verlangt zwingend Kanäle, die die Vertraulichkeit der Identität durch Verschlüsselung gewährleisten. Ein reiner Briefkasten oder eine ungeschützte E-Mail-Adresse genügen den Vorgaben der ANAC-Leitlinien keinesfalls.
Kann das Überwachungsorgan (OdV) der alleinige Empfänger der Meldungen sein ?
Ja, das Dekret erlaubt die Betrauung des OdV. Es muss jedoch zwingend ein alternativer Meldeweg definiert werden für den Fall, dass ein Mitglied des OdV Gegenstand der Meldung ist oder ein Befangenheitsgrund vorliegt.
Welche Sprache gilt für Meldungen bei der Gemeinde Bozen oder Meran ?
Aufgrund des Autonomiestatuts müssen Bürger und Bedienstete frei zwischen Deutsch und Italienisch wählen können. Die Behörde muss das gesamte Verfahren in der vom Meldenden gewählten Landessprache abwickeln.
Darf eine Tochtergesellschaft in Bozen den Whistleblowing-Kanal der deutschen Muttergesellschaft nutzen ?
Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern dürfen Ressourcen teilen. Die rechtliche Verantwortung für die Entgegennahme, Fristeinhaltung und Rückmeldung verbleibt jedoch zwingend bei der italienischen Tochtergesellschaft.
Welche Strafe droht der Geschäftsführung bei Nichtbeachtung der Vorschriften ?
Die ANAC verhängt bei unterlassener Kanaleinrichtung oder fehlender Verfahrensordnung Verwaltungsstrafen zwischen 10.000 und 50.000 Euro gegen die verantwortlichen Führungskräfte.
Setzen Sie das Dekret 24/2023 rechtssicher um mit UNOVOX.
Zweisprachige Whistleblowing-Plattform (Deutsch & Italienisch), Modell-231-Schnittstellen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und vollständige ANAC-Konformität.