Kako se primjenjuje

Ovaj Ugovor o obradi podataka („UOP”) dio je ugovornog okvira između društva MAINSYSTEMS, LDA. i svakog Korisnika UNOVOX-a, zajedno s Uvjetima korištenja i primjenjivom Narudžbom. U pitanjima obrade osobnih podataka za račun Korisnika UOP ima prednost pred Uvjetima. Inačica za potpisivanje može se zatražiti na dpo@mainsystems.pt.

1. Predmet i uloge

Ovaj UOP uređuje obradu osobnih podataka koju MAINSYSTEMS, LDA. („Izvršitelj obrade”) provodi za račun Korisnika („Voditelj obrade”) u vezi s platformom UNOVOX, na temelju članka 28. Uredbe (EU) 2016/679 („Opća uredba” ili „GDPR”). Korisnik određuje svrhe i sredstva obrade podataka o svojim slučajevima; MAINSYSTEMS te podatke obrađuje isključivo prema dokumentiranim uputama Korisnika, uključujući konfiguracije učinjene u platformi, osim kada to zahtijeva pravo Europske unije ili države članice; u tom će slučaju o tome obavijestiti Korisnika prije obrade, osim ako zakon takvu obavijest zabranjuje.

2. Opis obrade

  • Predmet: posluživanje i pružanje platforme UNOVOX, uključujući portal za prijavu, upravljanje slučajevima, komunikaciju, izvještavanje, tehničku podršku i, kada ih Korisnik uključi, AI Agente.
  • Trajanje: razdoblje pretplate, uvećano za razdoblje oporavka i brisanja iz odjeljka 10.
  • Narav i svrha: prikupljanje, pohrana, organizacija, uvid, otkrivanje Korisniku i brisanje podataka, isključivo radi rada kanala za prijavu nepravilnosti i upravljanja slučajevima Korisnika.
  • Kategorije ispitanika: prijavitelji nepravilnosti, prijavljene osobe, svjedoci i spomenute treće osobe; ovlašteni korisnici Korisnika.
  • Kategorije podataka: identifikacijski i kontaktni podaci, profesionalne informacije, sadržaj prijava, poruke i prilozi, zapisi o upravljanju slučajevima; ovisno o tome što se unese, mogu uključivati posebne kategorije osobnih podataka (članak 9. Opće uredbe) i podatke koji se odnose na kaznene osude i kažnjiva djela (članak 10. Opće uredbe).

3. Upute Korisnika

MAINSYSTEMS će odmah obavijestiti Korisnika ako, prema njegovoj procjeni, neka uputa krši Opću uredbu ili druge propise o zaštiti podataka, i može obustaviti izvršenje te upute do njezine potvrde ili izmjene. Korisnik jamči da su njegove upute zakonite i da raspolaže pravnom osnovom za obradu koju određuje.

4. Povjerljivost

MAINSYSTEMS osigurava da su se osobe ovlaštene za obradu osobnih podataka obvezale na povjerljivost ili da podliježu odgovarajućoj zakonskoj obvezi čuvanja povjerljivosti te da je pristup ograničen na ono što je strogo nužno za pružanje, zaštitu i podršku usluge. U kontekstu prijave nepravilnosti povjerljivost obuhvaća osobito identitet prijavitelja nepravilnosti i podatke na temelju kojih se on može otkriti, u skladu s člancima 14. i 16. Zakona o zaštiti prijavitelja nepravilnosti (NN 46/2022 i 136/2025) i člankom 16. Direktive (EU) 2019/1937.

5. Sigurnosne mjere

MAINSYSTEMS primjenjuje tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku koje zahtijeva članak 32. Opće uredbe, uključujući, na dan ove inačice: kontrole pristupa i ovlaštenja po ulogama koje određuje Korisnik; autentifikaciju s kriptiranim pohranjivanjem zaporki; pristup platformi putem HTTPS veza; logičku odvojenost okruženja svakog klijenta; izostanak bilježenja IP adresa prijavitelja na portalu za prijavu; zapise aktivnosti u području za upravljanje; periodične sigurnosne kopije; upravljanje ranjivostima i postupke odgovora na incidente. Ažurirani opis mjera dostupan je na zahtjev i može se mijenjati, pod uvjetom da se ukupna razina zaštite bitno ne smanji.

6. Podizvršitelji obrade

Korisnik daje opću suglasnost za angažiranje podizvršitelja obrade za poslužiteljsku infrastrukturu, komunikacije, sigurnost i, kada su uključene, usluge umjetne inteligencije. MAINSYSTEMS vodi popis relevantnih podizvršitelja obrade, dostupan Korisniku na zahtjev, i obavješćuje Korisnika s razumnom vremenskom rezervom o svakoj bitnoj promjeni, dajući mu mogućnost prigovora iz opravdanih razloga; ako se ne pronađe razumno rješenje, Korisnik može raskinuti pogođenu uslugu. MAINSYSTEMS ugovorom nameće svakom podizvršitelju obrade obveze zaštite podataka istovjetne onima iz ovog UOP-a i ostaje odgovoran Korisniku za njihovo ispunjenje.

7. Pomoć Korisniku

Uzimajući u obzir narav obrade, MAINSYSTEMS pruža Korisniku razumnu pomoć odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama te funkcijama platforme kako bi: odgovorio na zahtjeve ispitanika; ispunio obveze iz članaka 32. do 36. Opće uredbe, uključujući sigurnost, izvješćivanje o povredama, procjene učinka i prethodna savjetovanja. Ako se ispitanik izravno obrati MAINSYSTEMS u vezi s podacima koji se obrađuju za račun Korisnika, MAINSYSTEMS će zahtjev proslijediti Korisniku bez nepotrebne odgode i neće odgovoriti o meritumu bez upute Korisnika, osim kada to zakon zahtijeva. Pomoć koja nadilazi ono što je razumno u okviru usluge može se naplatiti po razumnim cijenama.

8. Povrede osobnih podataka

MAINSYSTEMS obavješćuje Korisnika bez nepotrebne odgode nakon saznanja o povredi osobnih podataka koja se odnosi na podatke obrađivane za račun Korisnika, dostavljajući razumno dostupne informacije o naravi povrede, kategorijama i približnom broju pogođenih ispitanika i zapisa, vjerojatnim posljedicama te poduzetim ili predloženim mjerama, i dopunjujući informacije kako postaju dostupne. Obavješćivanje nadzornog tijela i ispitanika odluka je i odgovornost Korisnika kao voditelja obrade; MAINSYSTEMS razumno surađuje.

9. Međunarodni prijenosi

Podaci se obrađuju u Europskom gospodarskom prostoru. Svaki prijenos izvan EGP-a odvija se samo uz valjani mehanizam iz Poglavlja V. Opće uredbe (odluka o primjerenosti, Standardne ugovorne klauzule Europske komisije uz dopunske mjere kada je to primjereno, ili drugi zakonski priznat instrument) i bit će prikazan u informacijama o podizvršiteljima obrade.

10. Povrat i brisanje

Prestankom usluge, i prema izboru Korisnika, MAINSYSTEMS vraća osobne podatke putem dostupnih funkcija izvoza tijekom razdoblja oporavka od 30 dana, osim ako Narudžba predviđa drukčiji rok, a zatim briše postojeće podatke i kopije, osim u mjeri u kojoj pravo Europske unije ili države članice zahtijeva njihovo čuvanje. Brisanje iz sigurnosnih kopija provodi se u sigurnim ciklusima rotacije. Korisnik je odgovoran da prije isteka razdoblja oporavka izveze evidenciju o prijavama koju je dužan voditi i čuvati u trajnom obliku na temelju članka 18. Zakona o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, odnosno na temelju propisa o zaštiti prijavitelja koji se na njega primjenjuje.

11. Informacije i revizije

MAINSYSTEMS stavlja Korisniku na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje ispunjavanja obveza iz članka 28. Opće uredbe, uključujući odgovore na sigurnosne upitnike i dokumentaciju o primijenjenim mjerama. Korisnik može provesti, ili ovlastiti neovisnog revizora obvezanog na povjerljivost da provede, reviziju relevantnih radnji obrade, uz razumnu prethodnu obavijest, najviše jednom godišnje osim kada to zatraži nadzorno tijelo ili nakon bitne povrede, tijekom radnog vremena i bez pristupa podacima drugih klijenata. Troškove revizije snosi Korisnik.

12. Odgovornost i trajanje

Odgovornost strana na temelju ovog UOP-a slijedi članak 82. Opće uredbe i ograničenja iz Uvjeta korištenja, u mjeri u kojoj se mogu zakonito primijeniti. Ovaj UOP ostaje na snazi sve dok MAINSYSTEMS obrađuje osobne podatke za račun Korisnika i ima prednost pred proturječnim odredbama Uvjeta u pitanjima obrade osobnih podataka. Na njega se primjenjuje portugalsko pravo.

13. Kontakt

MAINSYSTEMS, LDA. (UNOVOX)
Av. da República, 50, 2.º andar, 1050-196 Lisabon, Portugal
Privatnost: dpo@mainsystems.pt
Opći upiti: info@mainsystems.pt
Telefon: +351 211 245 202