MAINSYSTEMS 
1. Βασικές Έννοιες και Νομικό Πλαίσιο
Σε αυτή την ενότητα επιδιώκουμε να εφαρμόζετε τον ειδικό εθνικό κανόνα. Παρακολουθήστε τη σειρά των αποφάσεων. Προσδιορίστε τα εμπλεκόμενα πρόσωπα, την πληροφορία που χρειάζεται και το αποτέλεσμα που αναμένεται. Έτσι το περιεχόμενο μετατρέπεται σε ελέγξιμη πρακτική. Ο ΓΚΠΔ εφαρμόζεται μαζί με τις ειδικές εθνικές διατάξεις αναφορών. Οι αποφάσεις συλλογής, πρόσβασης και διατήρησης χρειάζονται σκοπό και νομική βάση. Το υλικό καλύπτει και τα πρόσωπα που κατονομάζονται, χωρίς να καταργεί τις νόμιμες εγγυήσεις εμπιστευτικότητας.
Ο ΓΚΠΔ δεν ορίζει ενιαία διάρκεια για όλους τους φακέλους. Εφαρμόζονται οι ειδικές απαιτήσεις της σχετικής νομοθεσίας. Οι εκκρεμείς διαδικασίες και η νόμιμη αφετηρία επηρεάζουν την ημερομηνία διαγραφής.
Εφαρμόζεται ο ακόλουθος κανόνας. Το άρθρο 16 παράγραφος 1 απαιτεί διατήρηση αρχείων για εύλογο και αναγκαίο διάστημα και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που προέκυψε από την αναφορά κατά αναφερομένου, αναφέροντος ή τρίτων. Το άρθρο 15 παράγραφος 4 απαιτεί άμεση διαγραφή προδήλως άσχετων ή υπερβολικών προσωπικών δεδομένων που συλλέχθηκαν τυχαία. Το διοικητικό κλείσιμο δεν καταργεί την ανάγκη διατήρησης λόγω εκκρεμούς διαδικασίας. Δεν θεσπίζεται γενικός κανόνας πενταετούς διατήρησης για όλες τις υποθέσεις.
2. Πρακτική Εφαρμογή και Εθνικοί Κανόνες
Χρησιμοποιήστε το εθνικό προφίλ. Καταγράψτε περάτωση, εκκρεμότητες και επανέλεγχο. Συμπεριλάβετε αντίγραφα και εξαγωγές, με τεκμηριωμένη εκτέλεση διαγραφής. Σκεφτείτε πώς θα εξηγούσατε αυτή τη διαδικασία σε συνάδελφο που αναλαμβάνει την υπόθεση αύριο. Αρχικά χρειάζεται να γνωρίζει ποια πληροφορία έχει επιβεβαιωθεί και από ποια πηγή. Στη συνέχεια πρέπει να καταλάβει ποιος δικαιούται να αποφασίσει και ποιος ελέγχει το αποτέλεσμα. Η καταγραφή δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνει ολόκληρο τον φάκελο. Χρειάζεται να συνδέει την απόφαση με τα στοιχεία που πράγματι χρησιμοποιήθηκαν. Αν λείπει κρίσιμη πληροφορία, δηλώνουμε την εκκρεμότητα και ορίζουμε συγκεκριμένη ενέργεια για να καλυφθεί. Έτσι η συνέχεια της εργασίας δεν εξαρτάται από τη μνήμη ενός προσώπου. Οι προτεινόμενες οργανωτικές ενέργειες εφαρμόζονται μέσα στα όρια του νόμου και των νόμιμων αρμοδιοτήτων.
Ένας κοινός πίνακας ομάλου ορίζει πέντε έτη από την παραλαβή για κάθε χώρα. Στην περίπτωση αυτή διαχωρίστε παρατήρηση, συμπέρασμα και υπόθεση. Η παρατήρηση περιγράφει τι προκύπτει από τα διαθέσιμα στοιχεία. Το συμπέρασμα εξηγεί τι μπορεί εύλογα να συναχθεί, με τους περιορισμούς του. Η υπόθεση απαιτεί ακόμη έλεγχο. Μην αποδώσετε κίνητρο σε πρόσωπο μόνο επειδή η συμπεριφορά φαίνεται ασυνήθιστη. Εξετάστε ποια πρόσθετη πληροφορία θα άλλαζε την απόφαση και αν μπορεί να αποκτηθεί νόμιμα και αναλογικά. Το ότι δεν γνωρίζουμε όλες τις λεπτομέρειες δεν δικαιολογεί ούτε βεβαιότητα ενοχής ούτε αδιαφορία απέναντι σε πραγματικό κίνδυνο.
3. Μελέτη Περίπτωσης και Βασικά Συμπεράσματα
Ακολουθεί η άσκηση. Μπορεί να υιοθετηθεί χωρίς αλλαγές; Επιλέξτε απάντηση και αιτιολογήστε την με βάση το συγκεκριμένο γεγονός που θεωρείτε κρίσιμο. Προσδιορίστε επίσης τι θα καταγράφατε για να μπορεί άλλος εξουσιοδοτημένος συνάδελφος να ελέγξει αργότερα τη συλλογιστική. Η απάντηση πρέπει να συνδέεται με τον στόχο του βίντεο και όχι απλώς με μια γενική δήλωση ότι ο οργανισμός οφείλει να ενεργεί σωστά.
Όχι. Χρειάζεται αντιστοίχιση με τον ειδικό εθνικό κανόνα, τις εξαιρέσεις και τα γεγονότα έναρξης της περιόδου.
Αποφύγετε το ακόλουθο σφάλμα: ενιαία προθεσμία χωρίς εθνικό έλεγχο.
Εφαρμόστε τώρα τον εθνικό κανόνα σε μια δεύτερη κατάσταση. Το σύστημα διαγράφει κάθε υπόθεση πέντε έτη μετά την παραλαβή, ανεξάρτητα από τη χώρα και εκκρεμείς διαδικασίες. Είναι κατάλληλο;
Όχι. Εφαρμόστε τον ειδικό εθνικό κανόνα διατήρησης και την αφετηρία του. Λάβετε υπόψη εκκρεμείς δικαστικές ή πειθαρχικές διαδικασίες όπου προβλέπεται. Καταγράψτε την απόφαση ανά κατηγορία, συμπεριλάβετε αντίγραφα και ορίστε υπεύθυνο επανελέγχου της αναστολής διαγραφής.
Τα βασικά σημεία είναι τα εξής. Πρώτον, Νόμιμη αφετηρία. Δεύτερον, Εκκρεμείς διαδικασίες. Τρίτον, Ελεγχόμενη διαγραφή.
Για την εφαρμογή στην εργασία, εξετάστε το αντίστοιχο έγγραφο ή πεδίο της διαδικασίας σας. Εντοπίστε μια συγκεκριμένη απόκλιση από το παράδειγμα και περιγράψτε τη διόρθωση που προτείνετε. Αναφέρετε ποιος μπορεί να την εγκρίνει και ποιο στοιχείο θα δείξει ότι εφαρμόστηκε. Μην αντιγράφετε πραγματικές ταυτότητες ή εμπιστευτικά περιστατικά στο εκπαιδευτικό φύλλο. Χρησιμοποιήστε υποθετικά δεδομένα με τα ίδια χαρακτηριστικά που επηρεάζουν την απόφαση.
Ο στόχος της ενότητας ήταν να εφαρμόζετε τον ειδικό εθνικό κανόνα. Επιστρέψτε στην αιτιολογημένη απάντηση και ελέγξτε αν θα μπορούσατε να εξηγήσετε την επιλογή σας χωρίς να αποκρύψετε κάποια αβεβαιότητα. Κρατήστε τη σύνοψη ως βοήθημα για το επόμενο σχετικό περιστατικό.
Στο φύλλο εργασίας συνδέστε την προτεινόμενη αλλαγή με τον εθνικό κανόνα που παρουσιάστηκε. Για μια νομική υποχρέωση σημειώστε πηγή και προϋποθέσεις εφαρμογής. Για μια οργανωτική επιλογή εξηγήστε ποιον κίνδυνο μειώνει. Αποφύγετε μια γενική ένδειξη ολοκλήρωσης χωρίς αποδεικτικό πραγματικής λειτουργίας.