Nutzungsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

Diese Bedingungen regeln den Zugriff auf www.unovox.com und die UNOVOX-Software-as-a-Service-Plattform der MAINSYSTEMS, LDA., Av. da República, 50, 2. Stock, 1050-196 Lissabon, Portugal („MAINSYSTEMS“, „UNOVOX“, „wir“). Sie gelten für Organisationen, die den Dienst beauftragen, deren Vertreter und autorisierte Benutzer („Kunde“, „Sie“).

Diese Bedingungen, der jeweilige Auftrag oder das Angebot, die Datenschutzerklärung und — soweit personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet werden — der Auftragsverarbeitungsvertrag bilden den Vertragsrahmen. Einkaufsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn MAINSYSTEMS ihnen schriftlich zustimmt.

2. Begriffe

• Dienst: die gehostete UNOVOX-Plattform einschließlich Meldeportal, Fallmanagement, Konfiguration, Aktualisierungen und planmäßig enthaltenem Support.
• Kundendaten: Inhalte, Meldungen, Nachrichten, Dateien, Konfigurationen und sonstige Informationen in der Umgebung des Kunden.
• Autorisierter Benutzer: eine vom Kunden für den geschützten Bereich zugelassene Person.
• Auftrag: Online-Abonnement, unterzeichnetes Angebot, Bestellung oder anderes angenommenes Dokument, das den beauftragten Dienst bezeichnet.
• Dokumentation: bereitgestellte Nutzungs-, Sicherheits- und technische Informationen.

3. Annahme und Vertretungsbefugnis

Mit Auftrag, Administratorkonto oder Nutzung des geschützten Dienstes bestätigen Sie, für eine Organisation zu handeln, sie wirksam binden zu können und diese Bedingungen anzunehmen. Der Dienst ist für berufliche, institutionelle und öffentliche Nutzung bestimmt. Wer den Vertragsrahmen nicht akzeptiert, darf den geschützten Dienst nicht verwenden.

4. Der Dienst

UNOVOX stellt Werkzeuge bereit, um Meldekanäle zu konfigurieren, anonyme oder namentliche Meldungen entgegenzunehmen, mit hinweisgebenden Personen zu kommunizieren, Fälle zu klassifizieren und zuzuweisen, Fristen, Aufgaben, Anhänge und Verlauf zu verwalten, Berichte zu erstellen und operative Informationen auszuwerten. Verfügbare Funktionen richten sich nach Plan und Auftrag.

Der Kunde bleibt für Gestaltung und Betrieb seines Hinweisgeberprozesses, Bestellung kompetenter und unparteiischer Bearbeiter, Untersuchung und Maßnahmen, Einhaltung gesetzlicher Fristen sowie angemessene Informationen verantwortlich. UNOVOX ist ein Technologiedienst und ersetzt keine Rechts-, Compliance-, Arbeitsrechts- oder Untersuchungsberatung.

5. Aufträge, Preise und Zahlung

Preise, Abrechnungszeitraum, enthaltene Leistungen und Implementierung ergeben sich aus Vertragsabschluss oder Auftrag. Soweit nicht anders angegeben, verstehen sich Preise ohne Umsatzsteuer und sonstige Abgaben.

Der Kunde stellt richtige Rechnungsdaten bereit und zahlt fristgerecht. Monatliche oder jährliche Abonnements verlängern sich um denselben Zeitraum, sofern sie nicht nach dem Auftrag vor dem Verlängerungsdatum gekündigt werden. Befristete öffentliche Verträge verlängern sich nur, wenn ihre Unterlagen dies zulassen.

Preisänderungen berühren den bereits bezahlten Zeitraum nicht. Verlängerungspreise können mit Vorankündigung angepasst werden. Bereits begonnene Zeiträume sind nur erstattungsfähig, wenn Recht, Vertragsabschluss oder Auftrag dies vorsehen.

6. Konten und Benutzer

Der Kunde kann die im Plan vorgesehene Zahl autorisierter Benutzer anlegen. Bei unbegrenzten Benutzern oder Sprachen fällt keine Lizenzgebühr je Benutzer oder Sprache an. Die Nutzung muss den legitimen internen Tätigkeiten des Kunden dienen; Weiterverkauf oder Bereitstellung für unabhängige Dritte bedarf einer schriftlichen Vereinbarung.

Der Kunde steuert Rollen und Berechtigungen, entfernt nicht mehr gerechtfertigte Zugriffe unverzüglich und sorgt für individuelle Konten, geschützte Zugangsdaten und Meldung mutmaßlich unbefugter Zugriffe. Für Handlungen über seine Konten ist er verantwortlich, soweit sie nicht auf einer MAINSYSTEMS zurechenbaren Verletzung beruhen.

7. Nutzungsrecht

Während des Abonnements gewährt MAINSYSTEMS bei Einhaltung von Zahlung und Vertragsrahmen ein beschränktes, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Recht, den Dienst für interne Hinweisgeber-, Compliance- und Fallmanagementzwecke zu verwenden. Eigentum an der Software wird nicht übertragen.

Untersagt sind insbesondere Kopieren oder kommerzielle Verwertung der Plattform, Reverse Engineering außer soweit zwingendes Recht es erlaubt, Umgehung von Zugriffs- oder Sicherheitskontrollen, nicht autorisierte Schwachstellentests, Beeinträchtigung der Verfügbarkeit sowie Nutzung zur Entwicklung oder Veröffentlichung von Vergleichstests eines Wettbewerbsprodukts ohne schriftliche Zustimmung.

8. Kundendaten

Der Kunde behält seine Rechte an Kundendaten und gewährt MAINSYSTEMS lediglich das Recht, sie soweit erforderlich zu hosten, kopieren, übertragen, anzeigen und verarbeiten, um den Dienst bereitzustellen, zu schützen und zu unterstützen, Weisungen auszuführen und rechtliche Pflichten zu erfüllen. MAINSYSTEMS erwirbt kein Eigentum an Meldungen oder Fallinhalten.

Der Kunde verantwortet Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Relevanz der Kundendaten, erforderliche Informationen und Rechtsgrundlagen, legitimen Zugriffsbedarf autorisierter Benutzer und die Vermeidung offensichtlich zweckfremder Daten. MAINSYSTEMS muss Meldungen nicht inhaltlich bewerten oder ihre Wahrheit feststellen.

9. Zulässige Nutzung

Der Dienst darf nicht verwendet werden, um rechtswidrige Handlungen, Vergeltung, Belästigung, Diskriminierung oder bewusst falsche Beschuldigungen zu begehen, zu fördern oder zu verdecken; Schadsoftware einzuschleusen, Schwachstellen auszunutzen oder unbefugt auf Systeme zuzugreifen; Datenschutz, Vertraulichkeit, geistiges Eigentum oder Rechte Dritter zu verletzen; unerwünschte Werbung oder öffentliche Dateispeicherung zu betreiben; Daten zweckwidrig zu verarbeiten; oder eine automatisierte Ausgabe als endgültige menschliche Entscheidung darzustellen, wenn menschliche Prüfung erforderlich ist.

Eine gutgläubige, später nicht bestätigte Meldung ist für sich allein kein Missbrauch. Der Kunde schützt hinweisgebende und betroffene Personen nach anwendbarem Recht und seinen Richtlinien.

10. Vertraulichkeit

Jede Partei schützt nicht öffentliche geschäftliche, technische, sicherheitsbezogene und vertragliche Informationen der anderen mindestens mit angemessener Sorgfalt und nutzt sie nur zur Bereitstellung oder Inanspruchnahme des Dienstes. Offenlegung ist gegenüber gebundenen Beschäftigten, Beratern und Unterauftragsverarbeitern mit Erforderlichkeit oder aufgrund zwingenden Rechts zulässig. Soweit erlaubt, wird eine verpflichtende Offenlegung vorab angekündigt.

Zugriffe von MAINSYSTEMS auf Fälle sind auf autorisierten Support, Sicherheit, Wartung, Vorfallbearbeitung und Rechtspflichten beschränkt und unterliegen Zugriffskontrollen und Verschwiegenheit.

11. Datenschutz

Beide Parteien halten anwendbares Datenschutzrecht ein. Für Website-, Geschäfts- und Kontodaten handelt MAINSYSTEMS nach der Datenschutzerklärung. Bei Verarbeitung von Kundendaten ist der Kunde grundsätzlich Verantwortlicher und MAINSYSTEMS Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt diese Verarbeitung und geht insoweit diesen Bedingungen vor.

Der Kunde darf keine rechtswidrigen Weisungen erteilen und bleibt für Betroffenenanfragen, Aufbewahrung und die Prüfung einer Datenschutz-Folgenabschätzung verantwortlich. MAINSYSTEMS leistet die im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegte Unterstützung.

12. Sicherheit und Vorfälle

MAINSYSTEMS unterhält risikoadäquate technische und organisatorische Maßnahmen. Sicherheit ist eine gemeinsame Verantwortung: MAINSYSTEMS schützt die gehostete Plattform; der Kunde konfiguriert Berechtigungen, verwaltet den Benutzerlebenszyklus, schützt Geräte und Zugangsdaten und beachtet die Dokumentation.

Beide Parteien informieren einander ohne unangemessene Verzögerung über bestätigte, für Daten oder Pflichten der anderen relevante Sicherheitsvorfälle und arbeiten bei Eindämmung und gesetzlich erforderlichen Meldungen angemessen zusammen.

13. KI-Agenten

KI-Agenten sind optional. Der Kunde legt Meldekategorien, Aufgaben und Umfang fest. Sie können Informationen sammeln, ordnen, zusammenfassen, vergleichen oder Untersuchungsschritte vorschlagen; Ausgaben können unvollständig, unrichtig oder kontextabhängig sein. Kompetente menschliche Aufsicht und Endvalidierung sind verpflichtend. Entscheidungen mit rechtlicher, arbeitsrechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung dürfen nicht ausschließlich auf KI-Ausgaben beruhen, sofern dies nicht gesetzlich zulässig ist und erforderliche Schutzmaßnahmen bestehen.

Der Kunde erteilt rechtmäßige Weisungen, prüft Ausgaben und vermeidet unnötige Daten. MAINSYSTEMS kann KI-Funktionen aus Sicherheits-, Anbieter- oder Rechtsgründen technisch begrenzen oder aussetzen und versucht dabei, den Kerndienst zu erhalten. Fallinhalte werden nur aufgrund schriftlicher Vereinbarung und gültiger Rechtsgrundlage zum Training allgemeiner Modelle genutzt.

14. Drittdienste

Der Dienst kann mit Hosting-, E-Mail-, Identitäts-, Analyse-, Zahlungs-, Sicherheits- oder KI-Anbietern zusammenarbeiten. Von MAINSYSTEMS beauftragte Anbieter werden vertraglich gebunden. Vom Kunden gewünschte externe Integrationen können eigenen Bedingungen unterliegen; für Drittdienste außerhalb unserer Kontrolle haften wir nicht. Wesentliche Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern richten sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

15. Verfügbarkeit, Wartung und Support

MAINSYSTEMS bemüht sich um einen verfügbaren und sicheren Dienst, garantiert aber ohne ausdrückliches Servicelevel keinen unterbrechungsfreien Betrieb. Geplante Wartung, dringende Sicherheitsarbeiten, Netz- oder Anbieterausfälle, höhere Gewalt und Kundensysteme können die Verfügbarkeit beeinträchtigen. Wesentlich beeinträchtigende geplante Wartungen werden möglichst angemessen angekündigt.

Supportkanäle und Reaktionsziele ergeben sich aus Plan oder Auftrag. Support umfasst keine Rechtsberatung, Kundenermittlungen oder Korrektur kundengesteuerter Inhalte, sofern dies nicht gesondert beauftragt wurde.

16. Änderungen des Dienstes

Wir dürfen Funktionen zur Sicherheit, Rechtskonformität, Leistung und Produktentwicklung verbessern, aktualisieren oder ersetzen. Wesentliche Funktionen eines bezahlten Plans werden während eines vorausbezahlten Zeitraums nicht ohne berechtigten Grund und angemessene Abhilfe reduziert. Bei nicht sinnvoll behebbaren wesentlichen Nachteilen suchen die Parteien eine Lösung nach dem Auftrag.

17. Geistiges Eigentum und Feedback

MAINSYSTEMS und Lizenzgeber besitzen Dienst, Software, Oberfläche, Dokumentation, Marken und zugehörige Rechte. Der Kunde besitzt seine Namen, Logos, Richtlinien und Kundendaten. Freiwilliges Produktfeedback darf MAINSYSTEMS ohne Einschränkung und ohne Identifizierung des Kunden verwenden, sofern keine vertraulichen Informationen oder Kundendaten offengelegt werden.

18. Aussetzung

MAINSYSTEMS darf betroffene Zugriffe soweit vernünftigerweise erforderlich aussetzen, um aktive Sicherheitsgefahren, rechtswidrige Nutzung oder wesentliche Schäden abzuwenden, oder wenn unbestrittene Beträge trotz Mitteilung und Abhilfefrist überfällig bleiben. Soweit möglich, wird die Aussetzung begrenzt und der Kunde über Grund und Wiederherstellungsschritte informiert.

19. Laufzeit, Kündigung und Beendigung

Der Vertrag beginnt mit Wirksamwerden des Auftrags und läuft für den abonnierten Zeitraum. Jede Partei kann eine wesentliche, nach schriftlicher Mitteilung nicht binnen 30 Tagen behobene Verletzung kündigen; früher, wenn Abhilfe unmöglich, die Fortsetzung rechtswidrig oder eine Kündigung insolvenzrechtlich zulässig ist. Verlängerungen können nach dem Auftrag oder Konto gekündigt werden.

Bei Beendigung endet der Zugriff und offene Beträge werden fällig. Vorher oder innerhalb des im Auftrag oder Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegten Zeitraums kann der Kunde über vorhandene Funktionen einen Export verlangen. Kundendaten werden nach diesem Vertrag, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und sicheren Sicherungszyklen zurückgegeben oder gelöscht.

20. Gewährleistung und Hinweise

MAINSYSTEMS gewährleistet, dass der Dienst im Wesentlichen der Dokumentation entspricht und mit angemessener fachlicher Sorgfalt erbracht wird. Bei reproduzierbarer wesentlicher Abweichung besteht die primäre Abhilfe in Korrektur oder angemessener Umgehung; ist beides nicht möglich, kann der betroffene Dienst gegen Erstattung des ungenutzten vorausbezahlten Zeitraums beendet werden.

Soweit gesetzlich zulässig, wird nicht gewährleistet, dass der Dienst fehlerfrei oder ununterbrochen ist, allein die Rechtskonformität sicherstellt oder Erkennung, Wahrheit oder erfolgreiche Untersuchung einer Meldung garantiert. Entscheidungen bleiben Verantwortung des Kunden.

21. Haftung

Keine Partei haftet für mittelbare oder Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Umsatz, erwartete Einsparungen oder Rufschäden sowie Schäden aus rechtswidrigen Weisungen, Konfigurationen oder Dokumentationsverstößen der anderen, soweit ein Ausschluss gesetzlich zulässig ist.

Soweit gesetzlich zulässig, ist die Gesamthaftung jeder Partei aus dem Dienst innerhalb von zwölf Monaten auf die in den zwölf Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis gezahlten oder fälligen Entgelte begrenzt. Nicht begrenzt werden Betrug oder Vorsatz, Zahlungspflichten, Verletzung von Rechten des geistigen Eigentums der anderen Partei, Vertraulichkeitsverletzungen, gesetzlich nicht begrenzbare Datenschutzhaftung sowie Tod oder Körperverletzung durch Fahrlässigkeit.

22. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Ausfälle durch Ereignisse außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle, etwa großflächige Netz- oder Cloud-Ausfälle, Stromunterbrechung, Naturkatastrophe, Krieg, Unruhen, Epidemie, staatliche Maßnahmen oder Arbeitskampf, sofern Auswirkungen gemindert und Leistungen möglichst wiederaufgenommen werden. Bereits fällige Zahlungen bleiben geschuldet.

23. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen aufgrund rechtlicher, sicherheitsbezogener oder dienstlicher Änderungen aktualisieren. Für bestehende bezahlte Abonnements gelten wesentlich nachteilige Änderungen grundsätzlich ab der nächsten Verlängerung, außer eine frühere Anwendung ist gesetzlich erforderlich oder zur Abwehr dringender Sicherheitsrisiken notwendig. Erforderlichenfalls informieren wir vorab. Wer eine Verlängerungsänderung nicht akzeptiert, kann die Verlängerung kündigen.

24. Allgemeine Bestimmungen

• Mitteilungen: Vertragliche Mitteilungen können an die administrative Konto-E-Mail gesendet werden; Mitteilungen an MAINSYSTEMS an info@mainsystems.pt.
• Übertragung: Eine Vertragsübertragung bedarf der nicht unbillig zu verweigernden Zustimmung der anderen Partei, außer an verbundene Unternehmen oder im Rahmen von Zusammenschluss, Reorganisation oder Verkauf der wesentlichen einschlägigen Vermögenswerte.
• Salvatorische Wirkung: Unwirksame Bestimmungen werden nur soweit erforderlich angepasst; der Rest bleibt bestehen.
• Kein Verzicht: Die Nichtausübung eines Rechts ist kein Verzicht.
• Gesamte Vereinbarung: Der in Abschnitt 1 bezeichnete Vertragsrahmen ersetzt frühere Absprachen zum selben Gegenstand.
• Sprache: Portugiesische, englische und lokalisierte Fassungen dienen der Verständlichkeit. Bei Widersprüchen geht die portugiesische Fassung vor, sofern der Auftrag nichts anderes bestimmt.

25. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Der Vertrag unterliegt portugiesischem Recht. Zuständig sind die Gerichte von Lissabon, Portugal, unbeschadet zwingender Gerichtsstände oder Streitbeilegungsverfahren, die nicht wirksam ausgeschlossen werden können. Vor einem Verfahren bemühen sich die Parteien nach Treu und Glauben um eine Lösung durch ihre benannten Vertreter.

26. Kontakt

MAINSYSTEMS, LDA. — UNOVOX
Av. da República, 50, 2. Stock, 1050-196 Lissabon, Portugal
E-Mail: info@mainsystems.pt
Datenschutz: dpo@mainsystems.pt
Telefon: +351 211 245 202