MAINSYSTEMS
Omezený přístup
K oznámením a evidenci mají mít přístup pouze příslušné osoby.
ČESKÝ ZÁKON · DOKUMENTACE
Každé oznámení potřebuje omezenou a dohledatelnou dokumentaci.
Zákon upravuje elektronickou evidenci přijatých oznámení, ochranu důvěrných informací a uchování souvisejících dokumentů.
EVIDENCE
Zaznamenejte jen zákonem vymezené údaje.
Evidence má obsahovat datum přijetí, identifikační a kontaktní údaje, jsou-li známy, shrnutí oznámení, známou identitu dotčené osoby a datum i výsledek ukončení posouzení.
Pět let
Oznámení a související dokumenty se uchovávají po dobu 5 let ode dne přijetí.
Důvěrnost
Informace, které mohou zmařit účel systému nebo odhalit totožnost, nesmějí být neoprávněně poskytnuty.
Auditní historie
Vedle zákonné evidence je vhodné doložit přiřazení, komunikaci, opatření a změny stavu.
MINIMALIZACE
Dokumentace má být dostatečná, ne neomezená.
Nastavte oprávnění, retenční pravidla a výstupy tak, aby byly splněny zákonné požadavky bez zbytečného šíření osobních údajů.
Oficiální zdroje
Zákon č. 171/2023 Sb. v e-Sbírce · Oznamovatel — Ministerstvo spravedlnosti