Conferma di ricezione: sette giorni

Dopo aver ricevuto la segnalazione, l'ente deve di norma notificare al segnalante la ricezione entro sette giorni di calendario. Per le segnalazioni interne la ZZPri prevede la conferma entro sette giorni al più tardi; la procedura deve quindi registrare la data di ricezione, la modalità di conferma e le eventuali eccezioni quando la conferma potrebbe compromettere la riservatezza.

Misure previste o adottate: tre mesi

Entro tre mesi dalla conferma di ricezione il segnalante deve ricevere informazioni sulle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione e sulle relative ragioni. In pratica ciò richiede di sapere quando il caso è entrato, chi è responsabile e cosa è già stato deciso.

Tre mesi non significa necessariamente «caso chiuso»

Il termine riguarda l'informazione sul seguito. L'indagine può dipendere dalla complessità, da terzi o da altri procedimenti.

Termini interni

Oltre ai termini di legge, l'organizzazione deve definire tempi interni per la classificazione, l'assegnazione, il contatto, la raccolta delle informazioni, la revisione e la decisione. Questi termini aiutano a evitare che il procedimento resti fermo fino al limite legale.

Come supportare il controllo

  • Registra automaticamente la data di ricezione.
  • Definisci il responsabile e il termine per la prima risposta.
  • Pianifica la revisione, la raccolta delle informazioni e l'eventuale escalation.
  • Documenta il feedback e la ragione delle misure adottate.
  • Mantieni la riservatezza e rispetta i limiti di divulgazione.

UNOVOX consente di configurare i termini e seguire gli indicatori operativi. La configurazione deve riflettere la procedura approvata dall'organizzazione.

Fonte ufficiale: Zakon o zaščiti prijaviteljev (ZZPri) — Uradni list RS. Verifica il testo esatto della legge e le specificità del caso concreto.