MAINSYSTEMS
La piattaforma non è la documentazione
Il canale funziona in modo coerente solo quando la tecnologia corrisponde a regole conosciute dall'organizzazione. La documentazione deve spiegare la procedura, i moduli, la protezione del segnalante e i registri.
Documenti da preparare
Politica pubblica del canale
Spiega ai segnalanti chi può segnalare, quali materie sono coperte, quali vie sono disponibili, come è protetta la riservatezza, quale feedback possono attendersi e dove trovano i canali esterni.
Procedura operativa interna
Documenta ricezione, classificazione, verifica dei conflitti di interessi, assegnazione, misure successive, comunicazione, escalation, chiusura e conservazione.
Ruoli e poteri
Titolare del canale e gestore della piattaforma, persone competenti per la ricezione e le misure successive, via sostitutiva in caso di conflitto di interessi, regole di accesso alle categorie o ai casi e coinvolgimento di esperti legali, HR, di audit o esterni.
Registri e protezione dei dati
Definisci la base giuridica, le categorie di dati, i termini di conservazione, i diritti degli interessati, le misure di sicurezza, l'esportazione e la cancellazione. La documentazione deve riflettere le impostazioni reali e il lavoro del team.
Il portale deve presentare informazioni sufficienti a chi segnala. Le procedure dettagliate di gestione restano riservate al team autorizzato.
Tradurre la politica nella configurazione
- Categorie corrispondenti alle materie coperte.
- Campi aggiuntivi solo quando necessari.
- Reparti e responsabili coerenti con l'organizzazione.
- Termini interni definiti nella procedura.
- Messaggi e stati comprensibili per il segnalante.
- Documenti pubblici aggiornati e accessibili.
In UNOVOX, utenti illimitati e lingue illimitate, categorie, reparti, campi, termini, assegnazione e documenti pubblici sono configurati nell'area delle impostazioni.