MAINSYSTEMS 
1. Coincheap agus Comhthéacs Dlíthiúil
Díríonn an físeán seo ar an gcumas seo: critéir choinneála a chur i bhfeidhm gan dúnadh a mheascadh le scriosadh. Lean ord na gcinntí sa sampla seachas liosta a chur de ghlanmheabhair amháin. Tabhair faoi deara cé atá páirteach, cén t-eolas a theastaíonn agus cén toradh a bhfuiltear ag súil leis. Cabhraíonn na pointí sin leis an ábhar a athrú ina chleachtas is féidir le duine eile a dheimhniú. Féadfaidh sonraí an duine tuairiscithe, daoine lena mbaineann agus tríú páirtithe a bheith i gcás. Caithfidh cosaint sonraí dul leis an saolré iomlán ón bhfoirm go cartlannú. Díríonn an cúrsa ar chinntí oibríochtúla. Teastaíonn measúnú ar an bpróiseáil shonrach chun bunúis dhlíthiúla agus srianta ceart a chinneadh.
Sonraíonn sceideal catagóir sonraí, riail, teagmhas tosaigh, fad agus eisceachtaí dlíthiúla. Is imeachtaí éagsúla iad fáil, dúnadh agus toradh a chur in iúl. Scar uasmhéid reachtúil, íosmhéid agus dáta athbhreithnithe inmheánaigh. Ní sháraíonn dlíthíocht uasmhéid reachtúil go huathoibríoch. Meas úsáid dhleathach ar leith d’imeachtaí agus rialacha cartlainne poiblí atá infheidhme.
Cuir an riail seo a leanas i bhfeidhm: Ní mór don choinneáil prionsabail na riachtanachta agus na comhréireachta, ceanglais RGCS agus riachtanais nós imeachta a chomhlíonadh. Ní údaraíonn an tAcht, go ginearálta, gach ceangaltán a choinneáil go deo. Socraigh athbhreithnithe agus déan taifead ar dhíospóidí a thugann údar le coinneáil.
2. Riail Dhlíthiúil agus Nósanna Imeachta Feidhmeacha
Sainigh cineálacha eolais, teagmhas tagartha, fad, athbhreithneoir agus diúscairt deiridh. Roimh scriosadh sceidealaithe, seiceáil riail, riachtanas agus imeachtaí ar feitheamh. Caomhnaigh ábhar nuair atá sé ceadaithe nó éilithe amháin; ná cum síneadh le huasmhéid. Cuir cóipeanna easpórtáilte agus meáin chartlainne san áireamh le rochtain shrianta. Tá a riail féin ag sonraí soiléir neamhábhartha. Sula mbogaimid ar aghaidh, cuir an nós imeachta seo in ord a d’fhéadfá a mhíniú do chomhghleacaí. Aithin an chéad seiceáil, an gníomh a bhraitheann ar a thoradh agus an taifead a cheadaíonn an cinneadh a athchruthú. Lean an t-ord ar an scáileán agus aithin an pointe ina n-athródh botún an toradh.
Sroicheann cás dáta athbhreithnithe inmheánaigh agus dlíthíocht ghaolmhar ar feitheamh. Deimhníonn an t-athbhreithneoir ar sprioc inmheánach nó uasmhéid reachtúil é. Teastaíonn bunús dlíthiúil agus cuspóir sainithe ó leanúint coinneála. Má choisceann uasmhéid náisiúnta an comhad a choinneáil, ní féidir scriosadh a chur ar fionraí de bharr dlíthíochta amháin; teastaíonn measúnú dlíthiúil ar leith ar úsáid mar fhianaise. Léigh an cás go cúramach anois. Scar na fíricí atá deimhnithe ón eolas a bheadh ort a dheimhniú fós. Ná cuir cúiseanna ná imeachtaí leis nár cuireadh síos orthu. Tá an t-idirdhealú seo tábhachtach nuair a roghnaítear freagra atá comhréireach leis an eolas atá ar fáil.
3. Cás-Staidéar agus Cinneadh Praiticiúil
Seo an cleachtadh: An gceadaíonn an dáta beartaithe gach rud a scriosadh go huathoibríoch? Roghnaigh freagra agus scríobh abairt amháin chun é a mhíniú. Le linn an tsosa, cuir do rogha i gcomparáid leis na critéir atá díreach pléite againn. Smaoinigh freisin ar an ábhar a choinneofá chun an cinneadh a mhíniú níos déanaí.
Ní cheadaíonn. Aithin riail agus teagmhas tosaigh, scar dátaí inmheánacha ó theorainneacha dlíthiúla agus seiceáil dualgas caomhnaithe nó scriosta. Ní síneadh uilíoch é díospóid. Taifead cinneadh dleathach do bhunleaganacha, cóipeanna, ceangaltáin agus rochtain, le dáta athbhreithnithe nuair a cheadaítear coinneáil bhreise.
Seo botún amháin le seachaint: tréimhse aonair scriosta a chumrú gan eisceachtaí dlíthiúla ábhartha.
Cuir an riail náisiúnta i bhfeidhm ar chinneadh eile anois. Scriosann an córas gach cás cúig bliana tar éis é a fháil, beag beann ar an tír agus ar aon imeachtaí atá ar feitheamh. An bhfuil sé sin cuí?
Níl. Aithin an riail áitiúil, an teagmhas tosaigh agus aon teorainneacha nó síntí. D’fhéadfadh sceideal aonfhoirmeach taifid a scriosadh róluath nó iad a choinneáil rófhada. Taifead an cinneadh de réir catagóire, cuir cóipeanna san áireamh agus sainigh cé a athbhreithníonn fionraí scriosta, seachas gach rud a choinneáil go deo.
Cuimhnigh ar na trí phointe seo. Ar dtús: Cuir rialacha agus teorainneacha náisiúnta i bhfeidhm. Sa dara háit: Seiceáil imeachtaí leanúnacha. Sa tríú háit: Athbhreithnigh riachtanas agus cóipeanna.
Chun an fhoghlaim seo a chur i bhfeidhm, faigh an nós imeachta a úsáidtear i d’eagraíocht nó smaoinigh ar conas a chruthófá é. Aithin difríocht amháin idir an nós imeachta sin agus an cás atá díreach réitithe againn. Scríobh síos an t-athrú a mholfá agus an t-eolas a theastaíonn chun é a chosaint. Is féidir an tasc gairid seo a dhéanamh sa bhileog a ghabhann leis an bhfíseán.
Is é an toradh a bhfuiltear ag súil leis san aonad seo ná go mbeidh tú in ann critéir choinneála a chur i bhfeidhm gan dúnadh a mheascadh le scriosadh. Téigh siar ar an bhfreagra mínithe nuair atá tú éiginnte agus coinnigh an achoimre mar thacaíocht do chinneadh amach anseo.
Sa bhileog oibre, ceangail do mholadh le riail náisiúnta an fhíseáin seo. Aithin an doiciméad nó an réimse san ardán a mbeadh gá é a athrú agus cé ba chóir an t-athrú a cheadú. Má mheasann tú gur dea-chleachtas é, mínigh an riosca atá tú ag iarraidh a laghdú. Má mheasann tú go bhfuil dualgas dlíthiúil ann, taifead a fhoinse agus a raon feidhme.