MAINSYSTEMS 
1. Conceptes Fonamentals i Marc General
Aquest vídeo se centra en com aplicar criteris de conservació sense confondre el tancament amb la supressió. Seguiu la seqüència de decisions de l’exemple en lloc de limitar-vos a memoritzar una llista. Observeu qui hi participa, quina informació cal i quin resultat s’espera. Aquests elements ajuden a convertir el contingut en una pràctica que una altra persona pugui verificar. Un expedient pot contenir dades de la persona informant, de persones afectades i de tercers. La protecció de dades ha d’acompanyar tot el cicle de vida, des del formulari fins a l’arxivament. Aquest curs tracta decisions operatives. Les bases jurídiques i les restriccions de drets requereixen avaluar el tractament concret.
Un calendari de conservació ha d’especificar la categoria de dades, la norma aplicable, el fet inicial, la durada i les excepcions legalment permeses. La recepció, el tancament i la comunicació del resultat són fets diferents. Distingiu un màxim legal d’un mínim i d’una data interna de revisió. Un litigi no anul·la automàticament un màxim legal. Avalueu qualsevol ús lícit separat per a procediments i les normes d’arxiu públic realment aplicables.
Apliqueu la regla següent: Distingiu les dades del sistema de recepció dels registres d’investigació i del registre d’informacions. L’article 32 preveu la supressió del sistema al cap de tres mesos si no s’ha iniciat una investigació, amb una excepció per a les proves anonimitzades del funcionament del sistema. Les dades personals del registre no es poden conservar més de deu anys.
2. Aplicació Pràctica i Regulació Nacional
Definiu les classes d’informació, el fet de referència, la durada, la persona responsable de revisar i la destinació final. Abans d’una supressió programada, comproveu la norma aplicable, la necessitat i els procediments pendents. Preserveu material només quan estigui legalment permès o sigui obligatori; no inventeu una ampliació d’un màxim legal. Incloeu les còpies exportades i els suports d’arxiu, amb accés restringit. Les dades clarament irrellevants tenen la seva pròpia regla de supressió. Abans de continuar, convertiu aquest procediment en una seqüència que podríeu explicar a un company. Identifiqueu la primera comprovació, l’actuació que depèn del resultat i el registre que permet reconstruir la decisió. Seguiu la seqüència en pantalla i identifiqueu el punt on un error canviaria el resultat.
Un expedient arriba a una data interna de revisió de la conservació mentre hi ha un litigi relacionat pendent. Qui revisa estableix primer si la data és un objectiu intern o un màxim legal. Qualsevol conservació posterior necessita una base jurídica aplicable i una finalitat definida. Si el màxim nacional prohibeix conservar l’expedient del canal, l’equip no pot simplement suspendre la supressió perquè hi hagi un litigi; qualsevol ús separat com a prova necessita una avaluació jurídica pròpia. Ara llegiu el cas amb atenció. Separeu els fets establerts de la informació que encara necessitaríeu confirmar. No afegiu motius ni esdeveniments que no s’hagin descrit. Aquesta distinció és important per triar una resposta proporcionada a la informació disponible.
3. Cas Pràctic i Criteris Clau
L’exercici és el següent: Arribar a la data prevista inicialment permet suprimir-ho tot automàticament? Trieu una resposta i escriviu una frase per explicar-la. Durant la pausa, compareu la vostra elecció amb els criteris que acabem de considerar. Penseu també en el material que conservaríeu per explicar la decisió més endavant.
No. Identifiqueu la norma i el fet inicial, distingiu les dates internes dels límits legals i comproveu qualsevol deure aplicable de conservar o suprimir. Un conflicte pendent no és una pròrroga universal. Registreu una decisió lícita per als originals, les còpies, els adjunts i els accessos, amb una data de revisió quan es permeti continuar conservant.
Un error que cal evitar és: configurar un únic termini de supressió sense excepcions jurídicament rellevants.
Ara apliqueu la regla nacional a una segona decisió. El sistema suprimeix tots els casos cinc anys després de la recepció, independentment del país i dels procediments pendents. És adequat?
No. Identifiqueu la regla local, el fet inicial i els límits o ampliacions. Un calendari uniforme pot suprimir registres massa aviat o conservar-los massa temps. Documenteu la decisió per categoria, incloeu les còpies i definiu qui revisa una suspensió de la supressió, en lloc de conservar-ho tot indefinidament.
Recordeu aquestes tres idees. Primera: Apliqueu els criteris i límits legals de conservació. Segona: Comproveu els procediments pendents. Tercera: Reviseu la necessitat i les còpies existents.
Per aplicar aquest aprenentatge, recupereu el procediment utilitzat a la vostra organització o considereu com el crearíeu. Identifiqueu una diferència entre aquest procediment i el cas que acabem de resoldre. Anoteu el canvi que proposaríeu i la informació necessària per justificar-lo. Podeu completar aquesta tasca breu al material de suport que acompanya el vídeo.
El resultat esperat d’aquesta unitat és la capacitat de aplicar criteris de conservació sense confondre el tancament amb la supressió. Reviseu la resposta explicada sempre que tingueu dubtes i conserveu el resum per fonamentar una decisió futura.
A la fitxa de treball, connecteu la vostra proposta amb la regla nacional d’aquest vídeo. Identifiqueu el document o el camp de la plataforma que caldria canviar i qui hauria d’aprovar el canvi. Si concloeu que és una bona pràctica, expliqueu el risc que preteneu reduir. Si concloeu que hi ha un deure legal, registreu-ne la font i l’àmbit.