Qui doit disposer d’un canal de signalement en Belgique ? Loi du 28 novembre 2022

Le cadre réglementaire belge : Genèse et portée de la loi du 28 novembre 2022

La transposition de la directive européenne (UE) 2019/1937 en Belgique a abouti à l'adoption de la loi du 28 novembre 2022, entrée en vigueur le 15 février 2023 pour les grandes entreprises et le 17 décembre 2023 pour les entreprises de taille intermédiaire. Le législateur belge n'a pas procédé à une transposition a minima : il a délibérément élargi le champ de protection pour englober des domaines cruciaux du droit national, notamment la lutte contre la fraude fiscale et la fraude sociale organisée.

Les objectifs fondamentaux du législateur

Le législateur fédéral belge a poursuivi une triple finalité en édictant ce texte impératif :

• La protection intégrale des lanceurs d'alerte : Instaurer un bouclier juridique contre les représailles professionnelles, contractuelles ou personnelles pour toute personne divulguant des informations obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles ;
• La préservation de l'intérêt général et de l'ordre public économique : Détecter et sanctionner précocement les atteintes aux finances publiques, à la loyauté commerciale, à la santé publique et à l'environnement ;
• La responsabilisation interne des organes de gestion : Contraindre les entreprises à assainir leurs pratiques en interne avant que les manquements ne dégénèrent en scandales judiciaires ou médiatiques.

Le champ matériel des violations signalables

L'article 3 de la loi définit les domaines du droit dont la violation ouvre droit à la protection légale. Contrairement à une idée reçue, le dispositif ne concerne pas les litiges individuels du travail (qui relèvent des procédures prud'homales ordinaires), mais vise les infractions et manquements graves :

• Les marchés publics et la commande publique ;
• Les services, produits et marchés financiers, ainsi que la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
• La sécurité et la conformité des produits industriels et de consommation ;
• La sécurité des transports (ferroviaire, maritime, aérien et routier) ;
• La protection de l'environnement, la gestion des déchets et la sûreté nucléaire ;
• La sécurité de la chaîne alimentaire, la santé et le bien-être des animaux ;
• La santé publique et la protection des consommateurs ;
• La protection de la vie privée et des données à caractère personnel (RGPD) ainsi que la sécurité des réseaux et systèmes d'information (directive NIS 2) ;
• La lutte contre la fraude fiscale (nationale et transfrontalière) et la fraude sociale.

Les critères d'assujettissement : Seuils d'effectifs et décompte des travailleurs

L'assujettissement à l'obligation de mettre en place un canal interne de signalement dépend en principe du nombre de travailleurs occupés par l'entité juridique.

Les entreprises occupant au moins 50 travailleurs

L'article 5, § 1er de la loi dispose que toutes les entités juridiques du secteur privé occupant au moins 50 travailleurs sont tenues d'établir des canaux et des procédures de signalement interne et de suivi. Ce seuil s'applique uniformément à toutes les formes sociétaires (SA, SRL, SC, ASBL) immatriculées à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

La méthode de calcul de l'effectif en droit social belge

Pour déterminer si une entreprise atteint le seuil critique de 50 travailleurs, la loi renvoie expressément aux règles de calcul applicables pour les élections sociales en vertu de la loi du 4 décembre 2007 :

• Période de référence : Le calcul s'opère sur la base de la moyenne du personnel occupé au cours des quatre trimestres précédant la date d'évaluation ;
• Travailleurs sous contrat de travail : Les salariés liés par un contrat de travail ouvrier ou employé (à temps plein ou à temps partiel) sont comptabilisés proportionnellement à leur régime de travail ;
• Travailleurs intérimaires : Les intérimaires mis à disposition de l'entreprise utilisatrice entrent en ligne de compte pour le calcul de l'effectif moyen, à l'exception de ceux remplaçant des salariés permanents absents ;
• Stagiaires et apprentis : Les jeunes sous contrat de formation en alternance ou convention d'immersion professionnelle rémunérée sont inclus dès lors qu'ils prestent un travail effectif au sein de l'organisation.

La notion d'entité juridique distincte versus Unité Technique d'Exploitation (UTE)

Une question juridique récurrente concerne l'articulation entre l'entité juridique (numéro BCE) et l'Unité Technique d'Exploitation (UTE) retenue pour les élections sociales. La loi du 28 novembre 2022 vise textuellement "chaque entité juridique". Par conséquent, une société commerciale dotée d'une personnalité morale propre et occupant 55 travailleurs doit installer son canal, même si elle fait partie d'un groupe d'entreprises. Inversement, deux filiales juridiquement distinctes de 30 salariés chacune ne sont pas tenues d'instaurer un canal au seul motif qu'elles constituent une UTE sur le plan syndical, sous réserve des règles spécifiques de mise en commun des ressources prévues par l'article 8.

L'exception sectorielle : Assujettissement dès le premier travailleur

L'article 5, § 2 de la loi instaure une dérogation de portée capitale : le seuil de 50 travailleurs est totalement neutralisé pour une vaste catégorie d'entreprises financières et d'entités assujetties à la législation anti-blanchiment.

Les entités du secteur financier

Sont soumises à l'obligation d'installer un canal interne dès l'engagement de leur premier travailleur :

• Les établissements de crédit et les banques d'investissement agréés par la Banque nationale de Belgique (BNB) ;
• Les entreprises d'assurance et de réassurance agréées par la BNB et la FSMA ;
• Les sociétés de gestion de portefeuille et de conseil en investissement ;
• Les organismes de placement collectif (OPCVM, FIA) et leurs sociétés de gestion ;
• Les courtiers en assurances, les intermédiaires de crédit et les agents de change indépendants ;
• Les établissements de paiement et les émetteurs de monnaie électronique.

Les professions réglementées assujetties à la loi LBC/FT

En vertu de l'annexe de la loi et des renvois à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux, de nombreux prestataires de services professionnels sont assujettis dès 1 salarié :

• Les cabinets d'avocats lorsqu'ils assistent leurs clients dans la préparation ou l'exécution de transactions financières ou immobilières ;
• Les réviseurs d'entreprises et les experts-comptables certifiés inscrits à l'ITAA ;
• Les études notariales et les huissiers de justice ;
• Les agents immobiliers agréés par l'IPI (titulaires d'un bureau de courtage) ;
• Les négociants en biens de grande valeur (diamantaires, marchands d'œuvres d'art) recevant des paiements en espèces au-delà des plafonds légaux ;
• Les prestataires de services d'échange entre monnaies virtuelles et monnaies légales (plateformes de crypto-actifs).

Le champ d'application personnel : Qui peut émettre un signalement ?

L'article 6 de la loi confère une portée exceptionnellement large au cercle des personnes protégées. Le statut de lanceur d'alerte ne se cantonne nullement aux seuls salariés sous contrat de travail à durée indéterminée en service actif :

Les collaborateurs internes

Ont qualité pour émettre une alerte protégée :

• Les travailleurs salariés au sens de l'article 3 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail (ouvriers, employés, représentants de commerce, télétravailleurs) ;
• Les anciens collaborateurs dont le contrat a pris fin, dès lors que les informations signalées ont été acquises pendant l'exécution de la relation professionnelle ;
• Les candidats à l'embauche ayant eu connaissance de manquements ou d'irrégularités au cours de la phase de recrutement ou de négociations précontractuelles ;
• Les stagiaires rémunérés ou non rémunérés et les bénévoles.

Les acteurs de l'écosystème d'entreprise

La protection légale s'étend à tous les tiers entretenant un lien économique avec l'entité :

• Les travailleurs indépendants et consultants externes prestant des services contractuels ;
• Les actionnaires et les membres des organes d'administration, de gestion ou de surveillance (administrateurs, membres du comité de direction) ;
• Les fournisseurs, prestataires de services, sous-traitants et leurs préposés respectifs ;
• Les personnes morales liées contractuellement à l'entité signalée.

Les facilitateurs et les proches du lanceur d'alerte

Conformément à l'article 6, § 2, la loi étend le régime de protection contre les représailles aux "facilitateurs" (personnes physiques qui aident confidentiellement le lanceur d'alerte dans le processus de signalement, tels qu'un délégué syndical ou un collègue de travail), ainsi qu'aux tiers en lien avec le lanceur d'alerte qui risquent de faire l'objet de représailles dans un contexte professionnel (conjoints, collègues, filiales ou entreprises appartenant au déclarant).

La concertation sociale obligatoire (Article 48)

En droit social belge, l'organisation du travail et les règlements de discipline interne ne peuvent faire l'objet d'une décision patronale unilatérale. La loi du 28 novembre 2022 a expressément subordonné la mise en place du canal de signalement à une procédure de concertation sociale préalable :

La hiérarchie des organes de concertation

L'employeur doit soumettre le projet de canal interne et la procédure de signalement aux instances de concertation selon la cascade suivante :

• Le Conseil d'entreprise (CE) : Obligatoire dans les entreprises occupant au moins 100 travailleurs ;
• Le Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) : Compétent en l'absence de Conseil d'entreprise (entreprises de 50 à 99 travailleurs) ;
• La Délégation syndicale (DS) : Compétente à défaut de CE et de CPPT ;
• L'ensemble du personnel : Consulté directement à défaut de toute représentation syndicale dans l'entreprise.

L'objet et la teneur de la concertation

La concertation sociale doit porter sur des aspects opérationnels concrets :

• Le choix de l'architecture technique (plateforme logicielle SaaS telle qu'UNOVOX garantissant le chiffrement de bout en bout et la souveraineté européenne des données) ;
• La désignation du gestionnaire des signalements (responsable interne de la conformité, juriste d'entreprise ou tiers externe spécialisé) ;
• Les modalités pratiques garantissant la confidentialité absolue de l'identité et le traitement des signalements anonymes ;
• Les canaux d'information mis à la disposition des travailleurs pour expliquer le fonctionnement du dispositif.

L'intégration obligatoire dans le règlement de travail

L'article 14 de la loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail impose que les mentions substantielles relatives aux droits et obligations des travailleurs soient consignées dans le règlement de travail de l'entreprise :

La procédure d'affichage et de dépôt

L'adjonction de la procédure de signalement au règlement de travail requiert le respect strict des formalités prévues aux articles 11 et 12 de la loi du 8 avril 1965 :

• Affichage de l'avis de modification dans les locaux de l'entreprise pendant une période ininterrompue de 15 jours ;
• Tenue à disposition des travailleurs d'un registre d'observations ;
• Envoi d'une copie du règlement modifié au bureau régional du Contrôle des lois sociales (SPF Emploi) dans les 8 jours suivant son entrée en vigueur ;
• Remise d'une copie individuelle du document à chaque travailleur contre accusé de réception ou par voie électronique certifiée.

Les conséquences du défaut d'insertion au règlement de travail

Une procédure de signalement qui ne figurerait pas en annexe du règlement de travail n'est pas opposable aux travailleurs. En outre, ce manquement constitue une infraction aux lois sociales passible de sanctions administratives et pénales indépendantes de la loi klokkenluiders.

Les sanctions applicables : Le niveau 4 du Code pénal social

Pour conférer à la loi du 28 novembre 2022 une force dissuasive incontestable, le législateur a inséré les infractions au dispositif de signalement dans le Livre 2 du Code pénal social (articles 229/1 à 229/4), leur attribuant le niveau de gravité le plus élevé du droit pénal du travail belge : le niveau 4.

Typologie des infractions pénales sanctionnées

Sont pénalement punies de sanctions de niveau 4 les infractions suivantes commises par l'employeur, ses préposés ou mandataires :

• Le défaut d'établissement d'un canal de signalement interne conforme aux prescriptions légales ;
• L'entrave ou la tentative d'entrave à l'émission d'un signalement interne ou externe ;
• L'exercice de représailles directes ou indirectes à l'encontre d'un lanceur d'alerte, d'un facilitateur ou de ses proches ;
• La violation délibérée de la confidentialité entourant l'identité du lanceur d'alerte ou la tentative de désanonymisation ;
• Le défaut de respect de l'obligation de retour d'information dans le délai impératif de 3 mois.

L'échelle des peines applicables

Les sanctions de niveau 4 du Code pénal social se déclinent comme suit (montants applicables après décimes additionnels) :

• Emprisonnement correctionnel : Une peine de prison de 6 mois à 3 ans pour les personnes physiques responsables ;
• Amende pénale : Une amende de 4.800 à 48.000 euros par travailleur concerné ou par infraction constatée (amende multipliée par le nombre de salariés dans certaines hypothèses, avec plafond légal) ;
• Amende administrative alternative : Si le ministère public décide de ne pas poursuivre pénalement, le fonctionnaire délégué du SPF Emploi peut infliger une amende administrative de 2.400 à 24.000 euros ;
• Sanctions applicables aux personnes morales : Conformément à l'article 41bis du Code pénal, l'entreprise encourt une amende pénale calculée sur base du taux journalier pouvant atteindre plusieurs centaines de milliers d'euros.

Le régime protecteur du lanceur d'alerte : L'indemnité forfaitaire de 18 à 26 semaines

Outre les sanctions pénales frappant l'employeur, la loi du 28 novembre 2022 organise une réparation civile inédite et particulièrement lourde au bénéfice de la victime de représailles :

L'indemnité forfaitaire de protection (Article 29)

Le travailleur licencié, rétrogradé, sanctionné disciplinairement ou victime de harcèlement en représailles à son alerte a le droit d'exiger :

• Soit sa réintégration effective dans l'entreprise sous astreinte journalière, aux mêmes conditions de rémunération et de travail ;
• Soit une indemnité forfaitaire de protection égale à au moins 18 semaines et au plus 26 semaines de rémunération brute. Pour les travailleurs du secteur financier, l'indemnité est fixée forfaitairement à un montant minimal de 6 mois de rémunération brute.

Le renversement de la charge de la preuve (Article 31)

Devant le tribunal du travail, le législateur a instauré une présomption légale irréfragable de causalité : dès lors que le travailleur établit qu'il a effectué un signalement et qu'il a subi une mesure défavorable (licenciement, refus de promotion, mauvaise évaluation, changement d'horaire ou de bureau), la mesure est présumée avoir été prise en représailles à l'alerte. Il incombe à l'employeur d'apporter la preuve positive et irréfutable que sa décision reposait sur des motifs objectifs, sérieux et totalement étrangers au signalement.

Tableau de synthèse des obligations par typologie d'entreprise en Belgique

Le tableau ci-dessous résume les obligations légales selon la taille et le secteur d'activité de l'entité juridique :

Foire aux questions : Obligations des employeurs en Belgique (FAQ)

Une PME de 45 travailleurs dans le secteur de la construction doit-elle installer un canal ?

Non. Dès lors qu'elle emploie moins de 50 travailleurs et qu'elle n'exécute pas d'activités régies par le droit financier ou la loi anti-blanchiment, elle n'a pas l'obligation légale d'établir un canal interne. Ses travailleurs conservent toutefois le droit de signaler des infractions directement aux autorités externes compétentes ou au Médiateur fédéral.

Les travailleurs à temps partiel comptent-ils pour une unité entière dans le décompte des 50 travailleurs ?

Non. Conformément aux règles de calcul des élections sociales visées par l'article 5 de la loi, les travailleurs à temps partiel dont l'horaire n'atteint pas les trois quarts d'un temps plein sont comptabilisés au prorata des heures prestées divisées par la durée hebdomadaire de travail de référence.

Que se passe-t-il si le Conseil d'entreprise émet un avis défavorable sur le choix du logiciel de signalement ?

L'article 48 impose une consultation effective et de bonne foi, mais ne confère pas au Conseil d'entreprise un droit de veto absolu. Si la direction répond de manière motivée aux critiques émises et démontre la conformité technique du logiciel aux exigences de la loi (notamment la certification ISO 27001 et le chiffrement de bout en bout), elle peut valablement procéder au déploiement du canal.

Une filiale belge peut-elle utiliser la ligne de signalement de sa maison-mère multinationale ?

Non. Selon la position formelle de la Commission européenne et de l'administration belge, chaque entité juridique employant 50 travailleurs ou plus doit disposer de son propre canal local autonome, accessible dans les langues officielles du pays (français, néerlandais, allemand), même si une coordination au niveau du groupe reste possible dans les conditions de l'article 8.

Les cabinets d'avocats sont-ils soumis à l'obligation dès leur premier salarié ?

Oui, dès lors que le cabinet assiste ses clients dans des transactions visées par la loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017 (opérations financières, acquisitions sociétaires, transactions immobilières). L'article 5, § 2 neutralise le seuil de 50 travailleurs pour l'ensemble des entités assujetties à cette législation.

Quel est le rôle de la délégation syndicale si l'entreprise compte moins de 50 travailleurs ?

Dans les entreprises du secteur financier comptant moins de 50 travailleurs où une délégation syndicale existe, celle-ci doit être consultée préalablement à la mise en service du canal. À défaut de délégation syndicale, l'employeur consulte directement l'ensemble du personnel.

Le gestionnaire du canal de signalement peut-il être le directeur des ressources humaines ?

Bien que la loi n'exclue pas formellement le DRH, la doctrine sociale et l'auditorat du travail le déconseillent formellement en raison des conflits d'intérêts structurels : le DRH étant l'organe patronal par excellence pour les mesures disciplinaires et les licenciements, un salarié hésitera à dénoncer des abus managériaux auprès de cette autorité. Le recours à un responsable de la conformité indépendant ou à un prestataire externe comme UNOVOX garantit l'impartialité exigée par l'article 10.

Quelle est la sanction civile minimale si un salarié est licencié pour avoir émis un signalement ?

Le tribunal du travail condamnera l'employeur à verser une indemnité forfaitaire de protection équivalente à au moins 18 semaines et au plus 26 semaines de rémunération brute (article 29), sans préjudice des dommages et intérêts complémentaires pour préjudice moral ou matériel établi.

Les stagiaires non rémunérés peuvent-ils prétendre à la protection de la loi ?

Oui. L'article 6, § 1er inclut expressément les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non rémunérés dans le champ des personnes protégées contre toute forme de représailles (telles que le refus de délivrance d'une attestation de stage ou une rupture anticipée de convention).

Quels services d'inspection sont habilités à verbaliser l'absence de canal de signalement ?

Les inspecteurs sociaux de la Direction générale du Contrôle des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale sont compétents pour contrôler les lieux de travail, exiger la production des documents de concertation et dresser procès-verbal en cas d'infraction pénale de niveau 4.

La loi s'applique-t-elle aux ASBL et aux fondations d'utilité publique ?

Oui. L'article 4, § 1er vise toutes les entités juridiques du secteur privé, qu'elles poursuivent ou non un but lucratif. Une ASBL hospitalière, médico-sociale ou éducative employant au moins 50 travailleurs est soumise aux mêmes obligations et sanctions qu'une société anonyme commerciale.

Comment UNOVOX garantit-il la conformité des entreprises assujetties en Belgique ?

UNOVOX offre une solution logicielle SaaS hébergée exclusivement sur des serveurs souverains au sein de l'Union européenne, conforme aux standards ISO 27001 et RGPD, supportant les trois langues officielles de Belgique et intégrant automatiquement les protocoles de conformité requis par la loi du 28 novembre 2022.