Τι είναι ο δίαυλος αναφορών;

Είναι το σύνολο των μέσων και διαδικασιών μέσω των οποίων ο οργανισμός λαμβάνει, παρακολουθεί και διαχειρίζεται αναφορές. Η πλατφόρμα είναι μέρος του συστήματος: παρέχει τη δημόσια διεπαφή και οργανώνει την εργασία της ομάδας, αλλά δεν αντικαθιστά τις πολιτικές, τους υπευθύνους και τα κριτήρια απόφασης.

Η φόρμα δεν είναι δίαυλος

Η φόρμα συλλέγει πληροφορίες. Ένας λειτουργικός δίαυλος απαιτεί επίσης παρακολούθηση, επικοινωνία, έλεγχο πρόσβασης, προθεσμίες, ιστορικό και τεκμηρίωση.

Πώς πρέπει να λειτουργεί στην πράξη

  1. Ο οργανισμός δημοσιεύει την πρόσβαση στον δίαυλο και εξηγεί ποιος μπορεί να τον χρησιμοποιήσει.
  2. Το πρόσωπο περιγράφει την κατάσταση και επιλέγει, όταν είναι δυνατό, ανώνυμη ή επώνυμη αναφορά.
  3. Το σύστημα εκδίδει κωδικό παρακολούθησης.
  4. Η εξουσιοδοτημένη ομάδα λαμβάνει, ταξινομεί και αναθέτει την υπόθεση.
  5. Μηνύματα, ενέργειες, προθεσμίες και αποφάσεις παραμένουν συνδεδεμένα με τη διαδικασία.
  6. Ο οργανισμός καταρτίζει τις αναγκαίες αναφορές και τα μητρώα.

Τι να ρυθμίσετε πριν από το άνοιγμα

Υπεύθυνοι, καλυπτόμενα θέματα, κατηγορίες, τμήματα, επίπεδα προτεραιότητας, εσωτερικές προθεσμίες, κανόνες πρόσβασης, μηνύματα προς τον αναφέροντα, δημόσια τεκμηρίωση, διατήρηση και κριτήρια κλεισίματος.

Τι να αξιολογήσετε σε μια πλατφόρμα

  • Η εμπειρία υποβολής και παρακολούθησης του αναφέροντος.
  • Ο διαχωρισμός δημόσιας πύλης και προστατευμένης περιοχής.
  • Η διαμόρφωση κατηγοριών, πεδίων, υπευθύνων και προθεσμιών.
  • Μηνύματα, εργασίες, συνημμένα, υπενθυμίσεις και ιστορικό.
  • Στατιστικά, φάκελοι υπόθεσης και αναφορές.
  • Όροι ασφάλειας, απορρήτου, φιλοξενίας, υποστήριξης και εξόδου.
Πηγή: Ο περί της Προστασίας Προσώπων που Αναφέρουν Παραβάσεις Νόμος του 2022 (6(I)/2022) — CyLaw. Το περιεχόμενο είναι ενημερωτικό και δεν υποκαθιστά νομική συμβουλή.