MAINSYSTEMS 
1. Grundläggande Begrepp och Kontext
Tänään tavoitteena on soveltaa tietojen minimointia vastaanotossa ja käsittelyssä. Mieti videon aikana eroa säännön tuntemisen ja päätökseen soveltamisen välillä. Käsittelemme esimerkin, tunnistamme mahdollisen puutteen ja laadimme työssä käytettävän toimintatavan. Ilmoitus voi sisältää ilmoittajan, kohteen ja sivullisten henkilötietoja. Tietosuoja kuuluu koko elinkaareen lomakkeesta arkistointiin. Kurssi käsittelee käytännön ratkaisuja. Oikeusperusta ja oikeuksien rajoitukset arvioidaan kyseisen käsittelyn perusteella.
Tietojen on oltava asianmukaisia, olennaisia ja tarpeelliseen rajattuja. Vältä liiallista keräämistä ja poista selvästi merkityksettömät tiedot lain mukaan. Tämä ei oikeuta hävittämään tarpeellista näyttöä tai muuttamaan asiakirjaa huomaamatta. Kirjaa ratkaisu, säilytä tarpeellinen aineisto eheänä ja käytä tarvittaessa merkittyjä rajattuja kopioita.
Sovellettava sääntö: Organisaatio voi vastaanottaa nimettömiä sisäisiä ilmoituksia. Lain 17 § ei silloin edellytä vastaanottovahvistusta eikä 16 §:n 2 momentin mukaista toimenpidetietoa. Oikeuskanslerinviraston keskitetty kanava ei vastaanota nimettömiä ilmoituksia. Myöhemmin tunnistettu henkilö voi saada suojaa lain edellytyksin. Kerro kanavan todellisista vaihtoehdoista lupaamatta samaa nimettömyyttä kaikissa menettelyissä.
2. Praktisk Tillämpning och Nationella Regler
Tarkista lomakkeen kentät ja liitteiden tarve. Tunnista vastaanotossa selvästi asiaan kuulumaton aineisto, ratkaise sen käsittely ja kirjaa toimi kopioimatta poistettuja tietoja merkintään. Pyydä asiantunteva arvio epäselvästä merkityksestä tai säilyttämisestä. Älä luo ilmoituskanavan varjolla rinnakkaista työntekijätietokantaa ilman laillista tarkoitusta. Muunna menettely ennen jatkamista vaiheiksi, jotka voisit selittää työtoverille. Tunnista ensimmäinen tarkistus, sen tuloksesta riippuva toimenpide ja kirjaus, jonka avulla päätös voidaan myöhemmin rekonstruoida. Seuraa näytön vaiheita ja tunnista kohta, jossa virhe muuttaisi lopputulosta.
Liite sisältää vahingossa asiaan liittymättömän asiakasluettelon. Tiimi varmistaa merkityksettömyyden, poistaa tarpeettomat tiedot asianmukaisesti ja kirjaa tapahtuman rajatusti. Täydellistä kopiota ei säilytetä vain siksi, että se tuli ilmoituksen mukana. Lue tapaus nyt huolellisesti. Erota todetut tosiasiat tiedoista, jotka on vielä varmistettava. Älä lisää motiiveja tai tapahtumia, joita kuvauksessa ei ole. Tämä ero auttaa valitsemaan käytettävissä olevaan tietoon nähden oikeasuhteisen toimenpiteen.
3. Praktikfall och Kärnpunkter
Harjoitus kuuluu näin: Onko kaiken säilyttäminen varmuuden vuoksi minimointiperiaatteen mukaista? Valitse vastaus ja kirjoita sitä perusteleva virke. Vertaa valintaasi tauon aikana juuri käsiteltyihin kriteereihin. Mieti myös, minkä aineiston säilyttäisit päätöksen myöhempää perustelemista varten.
Ei yleisenä sääntönä. Säilyttäminen vaatii tarkoituksen ja perusteen. Lain 29 § edellyttää selvästi merkityksettömien henkilötietojen poistamista ilman aiheetonta viivytystä. Tarpeellista aineistoa säilytetään sovellettavien vaatimusten mukaan.
Vältettävä virhe: asian eheyden sekoittaminen kaiken vastaanotetun aineiston säilyttämiseen.
Sovella kansallista sääntöä nyt toiseen päätökseen. Lomake vaatii aina nimen ja henkilöllisyystodistuksen, mutta sivu lupaa nimettömyyttä. Miten ristiriita korjataan?
Sovella ensin kansallisia sääntöjä ja määrittele kanavan todellinen palvelu. Älä vaadi tarpeetonta henkilöllisyyttä teknisen helppouden vuoksi. Jos tunnistaminen on tietyn aseman edellytys, kerro siitä ennen lähettämistä. Korjaa kentät ja julkinen tieto yhdessä ja säilytä jo vastaanotettu aineisto.
Muista kolme asiaa. Ensimmäinen: Pyydä vain tarpeellista. Toinen: Tunnista selvästi merkityksetön tieto. Kolmas: Kirjaa toimet monistamatta ylimääräisiä tietoja.
Ota esiin organisaatiosi menettely tai mieti, miten laatisit sellaisen. Tunnista yksi ero sen ja juuri ratkaisemamme tapauksen välillä. Kirjaa ehdottamasi muutos ja sen perustelemiseen tarvittavat tiedot. Voit tehdä lyhyen tehtävän videon tukimateriaalissa.
Osion odotettu oppimistulos on seuraava: soveltaa tietojen minimointia vastaanotossa ja käsittelyssä. Palaa perusteltuun vastaukseen epäselvissä tilanteissa ja säilytä yhteenveto tulevan päätöksen tukena.
Yhdistä ehdotuksesi tehtävässä videon kansalliseen sääntöön. Tunnista muutettava asiakirja tai alustan kenttä sekä muutoksen hyväksyjä. Jos kyse on hyvästä toimintatavasta, selitä vähennettävä riski. Jos kyse on lakisääteisestä velvoitteesta, kirjaa lähde ja soveltamisala.