La plateforme n'est pas la documentation

Un canal ne fonctionne de façon constante que lorsque la technologie correspond aux règles comprises par l'organisation. Le MENAC recommande la documentation expliquant la procédure, les formulaires, la protection des dénonciateurs et les dossiers.

Documents à établir

Politique ou règles de la voie

Définit la portée, les utilisateurs, les questions, les voies de communication, la protection, les responsabilités et les principes de manipulation.

Mode opératoire

Explique l'admission, le triage, les conflits d'intérêts, l'affectation, la communication, l'enquête, la décision, l'escalade et la fermeture.

Protection contre les sifflements

Établir des mesures de confidentialité, de prévention des représailles, d'accès à l'information et de traitement des données.

Comptes rendus et rapports

Définit quelles informations sont enregistrées, combien de temps elles sont conservées, qui peut les consulter et comment les rapports sont préparés.

Documentation publique et interne

Le portail devrait fournir suffisamment d'information aux personnes déclarantes. Les procédures de gestion détaillées restent limitées à l'équipe autorisée.

Traduire la politique en configuration

  • Catégories correspondant aux matières couvertes.
  • Champs supplémentaires seulement si nécessaire.
  • Les départements et les propriétaires se sont alignés sur l'organisation.
  • Délais internes définis dans la procédure.
  • Messages et statut compréhensibles pour la personne déclarante.
  • Documents publics à jour et accessibles.

Dans UNOVOX, les utilisateurs illimités et les langues illimitées, les catégories, les départements, les champs, les échéances, l'affectation et les documents publics sont configurés dans les paramètres.

Sources officielles: Loi portugaise 93/2021 — Diário da RepúblicaetMENAC Protection des dénonciateurs FAQ. Ce contenu ne remplace pas les conseils juridiques.