Die Plattform ist nicht die Dokumentation

Ein Kanal funktioniert nur dann konsistent, wenn die Technologie den von der Organisation verstandenen Regeln entspricht. MENAC empfiehlt eine Dokumentation, in der das Verfahren, die Formulare, der Schutz von Hinweisgebern und die Aufzeichnungen erläutert werden.

Zu erstellende Unterlagen

Channel Policy oder Regeln

Definiert Umfang, Benutzer, Angelegenheiten, Kommunikationswege, Schutz, Verantwortlichkeiten und Handhabungsprinzipien.

Betriebsverfahren

Erklärt Aufnahme, Triage, Interessenkonflikte, Zuordnung, Kommunikation, Untersuchung, Entscheidung, Eskalation und Schließung.

Whistleblowerschutz

Etabliert Vertraulichkeit, Vergeltungsprävention, Informationszugang und Datenverarbeitungsmaßnahmen.

Aufzeichnungen und Berichte

Definiert, welche Informationen aufgezeichnet werden, wie lange sie aufbewahrt werden, wer sie einsehen darf und wie Berichte erstellt werden.

Öffentliche und interne Dokumentation

Das Portal sollte ausreichende Informationen für meldende Personen bereitstellen. Detaillierte Verwaltungsverfahren bleiben auf das bevollmächtigte Team beschränkt.

Politik in Konfiguration übersetzen

  • Kategorien, die den abgedeckten Bereichen entsprechen.
  • Zusätzliche Felder nur bei Bedarf.
  • Abteilungen und Eigentümer, die mit der Organisation verbunden sind.
  • Im Verfahren festgelegte interne Fristen.
  • Nachrichten und Status für die meldende Person verständlich.
  • Aktualisierte, zugängliche öffentliche Dokumente.

In UNOVOX werden unbegrenzte Benutzer und unbegrenzte Sprachen, Kategorien, Abteilungen, Felder, Fristen, Zuweisungen und öffentliche Dokumente in Einstellungen konfiguriert.

Offizielle Quellen: Portugiesisches Gesetz 93/2021 — Diário da RepúblicaundMENAC Whistleblower-Schutz FAQDieser Inhalt ersetzt keine Rechtsberatung.