Het platform is niet de documentatie

Een kanaal werkt alleen consequent wanneer de technologie overeenkomt met de regels die de organisatie begrijpt. MENAC beveelt documentatie aan waarin de procedure, formulieren, klokkenluidersbescherming en gegevens worden toegelicht.

Voorbereide documenten

Kanaalbeleid of -regels

Bepaalt de reikwijdte, gebruikers, zaken, communicatieroutes, bescherming, verantwoordelijkheden en handling principes.

Bedrijfsprocedure

Verklaart inname, triage, belangenconflicten, opdracht, communicatie, onderzoek, beslissing, escalatie en afsluiting.

Bescherming van klokkenluiders

Vaststelling van maatregelen inzake vertrouwelijkheid, preventie van vergeldingsmaatregelen, toegang tot informatie en gegevensverwerking.

Gegevens en rapporten

Bepaalt welke informatie wordt geregistreerd, hoe lang deze wordt bewaard, wie deze kan raadplegen en hoe verslagen worden opgesteld.

Openbare en interne documentatie

De portaalsite moet voldoende informatie verschaffen om mensen te melden. Gedetailleerde beheersprocedures blijven beperkt tot het erkende team.

Beleid vertalen in configuratie

  • Categorieën die overeenstemmen met behandelde zaken.
  • Aanvullende velden alleen indien nodig.
  • Departementen en eigenaren afgestemd op de organisatie.
  • In de procedure vastgestelde interne termijnen.
  • Berichten en status begrijpelijk voor de rapporterende persoon.
  • Bijgewerkte, toegankelijke openbare documenten.

In UNOVOX worden onbeperkte gebruikers en onbeperkte talen, categorieën, afdelingen, velden, deadlines, opdracht en openbare documenten geconfigureerd in instellingen.

Officiële bronnen: Portugese wet 93/2021 Diário da RepúblicaenMENAC klokkenluider bescherming FAQ. Deze inhoud vervangt geen juridisch advies.