MAINSYSTEMS
La plataforma no es la documentación
Un canal funciona consistentemente sólo cuando la tecnología corresponde a las reglas entendidas por la organización. MENAC recomienda documentación que explique el procedimiento, formas, protección y registros de denunciantes.
Documentos para preparar
Política o reglas del Canal
Define el alcance, usuarios, asuntos, rutas de comunicación, protección, responsabilidades y principios de manejo.
Procedimiento de funcionamiento
Explica la ingesta, triaje, conflictos de intereses, asignación, comunicación, investigación, decisión, escalada y cierre.
Protección contra los denunciantes
Establece medidas de confidencialidad, prevención de represalias, acceso a la información y tratamiento de datos.
Documentos e informes
Define qué información se registra, cuánto tiempo se conserva, quién puede consultarla y cómo se preparan los informes.
El portal debería proporcionar suficiente información para informar a las personas. Los procedimientos de gestión detallados siguen estando restringidos al equipo autorizado.
Traducir la política en la configuración
- Categorías correspondientes a asuntos cubiertos.
- Campos adicionales sólo cuando sea necesario.
- Departamentos y propietarios alineados con la organización.
- Plazos internos definidos en el procedimiento.
- Mensajes y estado comprensibles para la persona informante.
- Documentos públicos actualizados y accesibles.
En UNOVOX, los usuarios ilimitados y los idiomas, categorías, departamentos, campos, plazos, asignación y documentos públicos están configurados en configuraciones.